Организация работы с договорами в программе «1С:Документооборот»

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – организация договорной работы. Данный процесс подразумевает согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих документов, а также реализацию поиска и просмотра истории всех действий. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП 3.0». Как – узнаете из очередной нашей статьи.

Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними коммерческие предложения, дополнительные соглашения, приложения (спецификации, календарные планы) и пр. Обращаться с ними стоит предельно внимательно – любая ошибка (даже при составлении) несет риск возникновения неблагоприятных для компании последствий в ходе их исполнения. Именно поэтому крайне важно правильно выстроить работу с договорной документацией. Это – основа ведения бизнеса.

Нужно понимать, что договорная работа состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Она непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации. Правильнее всего автоматизировать весь жизненный цикл договоров – и лучше всего сделать это в программе «1С:Документооборот» [1].

Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при ее внедрении.

Подготовка договора. Шаблон документа

Для начала надо определиться с требованиями к договорам и сделать классификацию их видов. В большинстве случаев такие документы можно объединить в следующие группы:

• доходные договоры (по ним клиенты платят организации);
• затратные договоры (по ним организация платит поставщикам);
• дополнительные соглашения к договорам;
• соглашения о расторжении;
• сопроводительные документы к договорам;

В настройках вида документа должен быть обязательно проставлен параметр Является договором. Только тогда «1С:Документооборот» будет считать данный документ договором (рис. 1).

При установке флажка Является договором принудительно будут активированы следующие программные настройки (см. рис. 1):

• вести учет по организациям – опция позволяет выбрать вашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
• вести учет сторон – опция позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор (при этом можно указать несколько контрагентов);
• вариант подписания – устанавливается состояние Мы и контрагент(ы);
• учитывать недействующие документы – опция позволяет расторгнуть договор (в регистрационной карточке появляются флажок Расторгнут и ссылка на документ, который делает его недействующим);
• учитывать срок действия – опция добавляет реквизиты: С, По, Бессрочный и Вариант продления в карточку договора;
• учитывать сумму документа – опция включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС.

При работе с договором полезно включить настройки Обязателен файл скан-копии оригинала и Обязательно указание ответственного (см. рис. 1).

Типовой и нетиповой шаблоны договора

Часто в организации есть типовые шаблоны договора. Такие формы – палочка-выручка для тех, кто постоянно составляет документы. Главное – сделать так, чтобы сотрудники не имели возможности вносить исправления в них, а реквизиты договора заполнялись автоматически.

В этом случае нужно создать типовой шаблон документа. В нашем примере – договора (рис. 2).

Является договором: в чем особенность настройки?
Выбор параметра Является договором важен не только для того, чтобы программа могла считывать документ как договор. Когда вы устанавливаете его, автоматически активизируете соответствующие признаки (Использовать подписание должностным лицом, Вести учет по организациям, Вести учет сторон, Учитывать срок действия и пр.), без которых невозможна полноценная работа с файлом. Это дает вам массу возможностей! Например, вы сможете: хранить все сведения, которые касаются заключенного договора; инициировать регулярные процессы по расписанию, которые связаны с создаваемым документом; формировать отчеты по имеющимся договорам; указывать любые документы, которые имеют отношение к договору.

В настройках шаблона документа необходимо выбрать те команды, которые запретят редактировать и удалять создаваемый файл (рис. 3).

В исключительных случаях (когда контрагент настаивает на своей форме договора) имеет смысл создать нетиповой шаблон документа, в котором разрешить редактировать и удалять файлы. Права на использование такого образца можно дать, например, юристам (рис. 4).

Шаблоны документов: в чем их особенность
Любой пользователь подтвердит, что создавать документы на основе шаблонов очень удобно. Какие их возможности реализованы в программе «1С:Документооборот»? Например, такие: создание нескольких шаблонов по одному виду документов; настройка файловых каталогов с указанием одного из шаблонов документов; сканирование файлов.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, при составлении доходных договоров часто используют бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми. Это позволит вам сэкономить время при создании нового документа.

Программа «1С:Документооборот» предлагает пользователю применить механизм автозаполнения шаблонов файлов (рис. 5).

При подготовке проекта договора нужно ввести соответствующие данные в поля из регистрационной карточки:

• номер;
• штрихкод;
• дата заключения договора;
• контрагент;
• срок действия;
• сумма и др.

При автозаполнении полей в файле договора нужно обратить внимание на следующие моменты:

• некоторые значения легко взять из реквизитов карточки документа (например, сумма и валюта, рис. 6);

• некоторые значения надо вычислять (склонять в нужном падеже или брать из других документов). Их можно получить с помощью скриптов. Это что-то наподобие макросов. Скрипты – выражения на встроенном языке 1С, которые по определенному алгоритму позволяют найти требуемое значение для автозаполнения файла. Ниже приведены те, которые можно использовать для договоров (рис. 7).

Обратите внимание!
Для того чтобы иметь возможность автоматически заполнять договор скриптами, нужно уметь программировать на языке 1С. Однако в большинстве случаев такие макросы уже написаны для предыдущих проектов внедрения и собраны в специальной библиотеке (https://www.doc-lvv.ru/biblioteka-skriptov-1c-dokumentooborot).

Карточка договора. Учет сторон в нем

Карточка договора похожа на карточку обычного документа. Но! В ней есть дополнительные функции, которые нужны только для договоров (рис. 8).

Если стандартных реквизитов недостаточно, в системе существует возможность гибко настроить дополнительные реквизиты и даже расположить их в любом месте карточки документа рядом с основным.

Срок действия договора. Варианты продления срока

Срок действия – важный реквизит при работе с договорами и дополнительными соглашениями. Например, по этому реквизиту можно быстро найти документы с истекающим сроком действия и сэкономить время на мониторинге важных для компании сроков.

Срок действия документа можно изменить в карточке договора, в поле Срок действия → Реквизиты (рис. 9).

Во вкладке Изменение срока действия можно изменить срок действия документа и настроить способ его продления:
Действует: с… по: – дата начала и окончания действия документа;
Бессрочный – документ действует до специального указания о прекращении срока действия;
Продление: – порядок (способ) продления срока действия документа;
Изменил: – лицо, которое обновляло дату действия договора;
Комментарий: – причина изменения срока действия;
История – гиперссылка, по которой открывается история изменения срока действия документа;
Срок действия изменен документом: – документ, на основании которого изменен срок действия.

Существуют следующие варианты продления срока: Допускает продление, Автоматически на месяц, Автоматически на квартал, Автоматически на полугодие, Автоматически на год, Автоматически на неопределенный срок (рис. 10).

Последняя опция актуальна в тех случаях, когда предполагается длительное сотрудничество между компаниями, которое они не планируют заканчивать в обозримом будущем.

К слову, срок действия вы можете изменить вручную. В программе «1С:Документооборот» будет храниться вся история, касающаяся этих данных и изменений в них.

Маршрут согласования и подписания договора

Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет не только вести учет карточек договоров, но и организовать процессы их согласования, подписания, исполнения. Для этого предусмотрена настройка обработки документа. С ее помощью можно определить любой маршрут движения договора. Например: согласование → подписание со стороны вашей организации → подписание со стороны контрагента → регистрация → сканирование и передача на учет (оперативное хранение) (рис. 11).

Маршрут согласования и подписания договора может зависеть от некоторых условий:

• Договоры с суммой свыше 1 000 000 рублей согласовывает руководитель организации, с меньшей суммой – заместитель руководителя.
• Договоры от ВИП-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем те, что поступают от остальных клиентов.

Переписка по договору и его подписание

Переписка по договору – одно из ключевых мероприятий, которые касаются обработки данного вида документов. Остановимся на некоторых моментах этого процесса.

Пересылка заполненного договора контрагенту для подписания в бумажном виде

Прямо из программы «1С:Документооборот» можно отправлять договор контрагенту по электронной почте для согласования текста (рис. 12).

В этом случае файл договора, электронная почта контрагента и тема письма заполнятся из карточки документа. Далее нужно дождаться ответа от контрагента. Как только он придет, файл с обновленной версией договора можно вернуть обратно в карточку документа. Для этого достаточно перетащить его с помощью компьютерной мыши.

Таким образом, создается новая версия файла договора, которую можно сравнить с предыдущей и понять, какие исправления внес контрагент в документ (рис. 13).

Как только договор согласовали обе стороны, нужно подготовить его для отправки на подписание. В таком случае следует сформировать исходящее письмо. В нем зафиксировать дату отправки договора на подписание контрагенту Почтой России. Затем переслать составленное письмо и дождаться ответа второй стороны. После его возвращения – зафиксировать входящее письмо и дату получения подписанного экземпляра договора. Вся история переписки по договору будет видна в карточке документа (рис. 14).

Подписание договоров в электронном виде электронной подписью

В карточке можно указать способ подписания документа усиленной электронной подписью (далее – УЭП) (рис. 15).

Электронная подпись: какую можно использования в 1С
Напомним, что выделяют три вида электронной подписи.
1. Простая – для установления авторства.
2. Усиленная неквалифицированная (далее – УНЭП) – для подписания документов, кроме юридически значимых.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) – для подписания юридически значимых электронных документов.
В программе 1С договоры можно подписывать УНЭП и УКЭП.

В таком случае, когда поступит задача – подписать договор, руководитель должен будет обязательно использовать свой закрытый ключ на USB-токене, чтобы получить УКЭП. Если распечатать этот документ, в нем появится соответствующая одноименная метка – УКЭП. Данный файл договора вместе с такой подписью можно переслать контрагенту для подписания (рис. 16).

Составленный договор может быть подписан УКЭП в рамках оператора электронного документооборота (далее – ЭДО).

Операторы ЭДО – коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам услугу по обмену электронными счетами-фактурами и прочими документами. К их услугам прибегают в тех случаях, когда организации, которые сотрудничают друг с другом, не нашли оптимальное техническое решение для обмена договорами. Операторы ЭДО реализуют процесс передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и юридическую значимость счетов-фактур и других документов. У них есть для этого все возможности: технологические, кадровые и правовые.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, оператор ЭДО должен предварительно соблюсти ряд организационных мер. Ключевые – две.

1. Оператор должен получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи (далее – ЭП) и шифровальными средствами, на предоставление телематических услуг связи и др.
2. Оператор должен обладать прежде всего техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат договоров, отправленных на подпись контрагенту. Для этого вам потребуется обратиться к записи данной закладки и заполнить реквизит Срок возврата. Как только контрагент вернет договор, необходимо установить признак Возвращен (рис. 17).

Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом (рис. 18).

В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, отданных на подпись, но не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Переписка по договору. Его подписание. Дополнительные документы

По договорам практически всегда нужны следующие виды соглашений:

• дополнительное соглашение (меняет какие-то условия договора, например срок действия);
• соглашение о расторжении договора;
• соглашение о неразглашении информации NDA (конфиденциальности).

Чтобы организовать учет таких соглашений к договору, необходимо:

1. Настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора (по одному договору будет своя нумерация дополнительных соглашений: 1, 2, 3, а по другому – своя: 1, 2, 3) (рис. 19).
2. Предусмотреть типы связей (раздел НСИ → Типы связей).
3. Настроить их (раздел НСИ → Настройки связей).

Многосторонние договоры

В программе можно работать с многосторонними договорами. Речь о таких, которые заключаются более чем двумя контрагентами.

Для оформления многостороннего договора в табличную часть Стороны необходимо добавить список корреспондентов (рис. 20).

Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно, их следует указать в шаблоне.

Отчеты по договорам

В системе есть отчеты, с помощью которых можно анализировать договорную работу. Например, Список заключенных договоров, Договоры с истекающим сроком действия, Расторгнутые договоры и пр. (рис. 21).

В программе «1С:Документооборот» также встроен блок статистических отчетов, с помощью которых пользователь может проанализировать эффективность того или иного бизнес-процесса, сделать выводы и принять оптимальное управленческое решение. Например, План-фактный анализ согласования, Отчет по согласованиям и др.

Резюме

«1С:Документооборот» поддерживает ключевые процессы договорной работы. Самое же главное – позволяет наладить их целостно, сделать прозрачными и упорядочить. С помощью программы вы сможете сократить срок создания и согласования договора, своевременно его продлевать и получать от контрагентов, контролировать статус сопроводительных документов (дополнительных соглашений, счетов-фактур). Непременно используйте ее возможности! В наши дни пора работать современными методами и автоматизировать любые процессы, выгадав время на другие дела.