Номенклатура дел в процессе оперативного хранения документов

Перефразируя известную пословицу о подготовке саней летом, скажем так: к закрытию номенклатуры дел (зимнему мероприятию) тоже надо начинать готовиться летом. В течение года на основе номенклатуры дел должно быть выстроено делопроизводство всех структурных подразделений компании. Тогда и ее закрытие не превратится в аврал.

Как этого добиться, расскажем в статье.

Как только сводная номенклатура дел организации на предстоящий год будет утверждена генеральным директором, секретарь рассылает каждому структурному подразделению его раздел.

Обратите внимание, что в соответствии с Правилами 2023[1] поступать следует наоборот[2]: подразделения направляют секретарю свои номенклатуры дел, и из них формируется сводная номенклатура. Но на практике это такая редкость, что ее можно считать исключением из правил. Обычно именно секретарь, ответственный за хранение документов организации (будем далее называть его архивист), составляет сводную номенклатуру дел, а потом распределяет по подразделениям разделы.

Номенклатура дел в оперативном хранении

Процесс оперативного хранения[3] – постоянный, и выполнять его обязаны именно работники структурных подразделений. Номенклатура дел в этом процессе выполняет фундаментальную функцию:

• во-первых, она устанавливает состав дел подразделения;
• во-вторых, ориентируясь на сроки хранения, ответственный за делопроизводство подразделения принимает решение о том, как будут формироваться единицы хранения каждого дела.

Ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел подразумевает следующее:

• документы, создаваемые в деятельности подразделений, комплектуются в дела в соответствии с номенклатурой дел;
• файлы и папки с бумажными и электронными документами имеют заголовки, соответствующие номенклатуре дел;
• документы в делах делятся на единицы хранения в соответствии со сроками хранения, установленными номенклатурой дел.

Документы структурного подразделения, независимо от того бумажные они или электронные, помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Совсем упрощенно это выглядит так: если в номенклатуре дел подразделения содержится 10 дел, то сотрудники этого подразделения заводят 10 папок и помещают в них исполненные документы.

Состав сотрудников может смениться, в отдельных случаях – единовременно и на 100 %. Но при этом любой новенький сотрудник в свой первый рабочий день должен увидеть систему документации подразделения и включиться в работу с ней. Бумажные и электронные папки с заголовками «Разное», «Прочее» этому не способствуют.

Читайте дополнительно:

• Переходящие дела: что это такое и как с ними работать
• Сроки хранения документов по Перечню 2019 года: приказы и распоряжения