Новые архивные Правила: что изменилось в экспертизе ценности

В сентябре 2023 года вступили в силу новые Правила 2023[1]. Мы продолжаем комментировать этот документ и сегодня рассмотрим разделы III «Экспертиза ценности документов», IV «Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов», V «Комплектование архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации».

Объясним суть внесенных изменений, расскажем, для кого они важны прежде всего, а также обратим внимание на особенности оформления результатов проведения экспертизы ценности (далее – ЭЦ) в организациях – источниках и неисточниках комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива.

Уточнение терминов и понятий

Про архив как структурное подразделение 

В п. 2 Правил 2023 закреплена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления создавать архивы, в то время как. Для остальных организаций – это право для организаций это право. При этом обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков хранения – это  требование, обязательное к исполнению как органами власти всех уровней, так и остальными юридическими лицами (как бюджетными, так и частными)[2].

В Правилах 2023 появилось важное уточнение. Оно отражает реальное положение вещей, существующее во многих организациях, когда архив создается как подразделение в составе структурного подразделения: «Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения». На практике это может быть реализовано как создание сектора (отдела) по работе с архивными документами в составе самостоятельного структурного подразделения (например, в составе отдела кадров, службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), отдела правовой и организационной работы или аналогичного подразделения).

Про архивные документы 

В п. 12 Правил 2023 сказано, что документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. В Федеральном законе № 125-ФЗ закреплено, что архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства[3].

Предлагаем рассматривать положение Правил 2023 как уточняющее и не считать его противоречащим определению из Федерального законезакона № 125-ФЗ. Это значит, что, проводя ЭЦ документов, необходимо выполнить главное: определить и выделить из комплекса документов, законченных делопроизводством, именно те, которые подлежат хранению в силу значимости информации.

В п. 14 Правил 2023 сказано, что объектом ЭЦ является документ и (или) документы. Проводя ЭЦ, нам необходимо работать с документами, которые переходят из стадии движения в стадию хранения. При этом не забывая и понимая, что документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (п. 73 ГОСТ Р 7.0.8-2013[4]).

Про помещение под архив 

По тексту Правил 2023 часто говорится о передаче дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов). То есть в данном случае речь идет о том, помещении, которое будет выполнять функцию архивохранилища. Нормативно закреплено три возможных варианта организации хранения архивных документов.

На практике это значит, что если у вас небольшая организация и выделить отдельное помещение, которое можно считать архивохранилищем, не представляется возможным, то вам достаточно организовать хранение внутри запирающихся шкафов или сейфа, находящихся в одном из рабочих помещений.

Про работников архива

В п. 2 Правил 2023 сказано, что «допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее – работник архива (лицо, ответственное за архив)». На практике это означает, что если в штатном расписании вашей организации отсутствуют такие должности, как делопроизводитель, документовед, архивариус и т.д. и вы не планируете их вводить, то обязанность по проведению ЭЦ документов в вашей организации, а также работа с архивными документами в целом, должна быть возложена на какого-то работника компании. Это можно сделать, издав приказ о возложении обязанностей или закрепить эти обязанности в должностной инструкции работника либо аналогичном документе.