Хранение документов: «любимые» ошибки

ОШИБКА 1. АРХИВОМ ЗАНИМАЮТСЯ ВСЕ ПОНЕМНОГУ

Эта ошибка свойственна компаниям, в штатном расписании которых нет должности «архивист», хотя их руководство осознает, что заниматься хранением документов в любом случае необходимо. Задания подготовить и сшить дела получают случайные работники: кадровики, бухгалтеры, новенькие работники или практиканты. То, что архивом время от времени все-таки занимаются, не плохо. Плохо то, что каждый действует по своему усмотрению, а не по правилам архивного дела.

Как исправить ошибку? Следует назначить ответственного за архив. Такой работник обязан обеспечивать соблюдение правил архивного дела в отношении документов компании.

Ответственного за хранение документов выбирают из работников канцелярии или секретариата. Если делопроизводством в организации занимается только секретарь, то и ответственным за хранение документов целесообразно назначить именно его. Это вполне справедливо: основные знания по делопроизводству, как правило, у секретаря есть, а значит именно его легче обучить азам архивного дела. Чтобы назначить ответственного за архив, следует издать приказ по основной деятельности (Пример 1).

В соответствии со статьей 151 Трудового кодекса Российской Федерации дополнительную работу нужно оплачивать. В связи с этим работники отдела кадров должны подготовить приказ по личному составу о возложении дополнительного объема работы и включить в него размер доплаты за дополнительные обязанности. Размещать такую конфиденциальную информацию в приказе о назначении ответственным нельзя, так как это приказ по основной деятельности.

ОШИБКА 2. ДОКУМЕНТЫ «СПИСЫВАЮТ» БЕЗ ЭКСПЕРТИЗЫ И АКТИРОВАНИЯ

В некоторых компаниях уничтожение документов никак не организовано и происходит стихийно. Основанием для уничтожения является желание кого-то из руководства или предположение, что эти дела больше не нужны. После уничтожения документов в таких компаниях не остается никаких доказательств, что эти документы вообще когда-то существовали, а главное – что они уничтожены на основании истечения срока хранения.

Как исправить ошибку? Уничтожить документы – это не просто отправить их в измельчитель. Фактическому уничтожению предшествуют несколько дней кропотливой работы. Архивист должен точно знать, что у всех уничтожаемых дел истек срок хранения, что они не имеют практической ценности для сотрудников подразделений, к которым относятся. При этом основанием для уничтожения должны быть типовые перечни и другие нормативно-правовые акты с установленными сроками хранения документов, а не личное мнение главного бухгалтера.

Отчет о проведенной экспертизе ценности документов организации приведен в Примере 2. В таблице «Результаты экспертизы ценности» указаны заголовки просмотренных дел, даты, сроки их хранения и ссылки на их источник. В графе «Рекомендации» указано, что делать с документами: что-то уже можно уничтожить, а дела с длительными и постоянным сроками хранения нужно сшить.