Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам, а также приведем пример соответствующего раздела для локальной инструкции по делопроизводству.
Что фиксировать в разделе?
В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании. Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов.
При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2].
В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:
- понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
- сроки исполнения поручений по документам;
- порядок доведения поручений до исполнителей;
- порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
- порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.
Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД[3] создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы.
Структура раздела приведена на Схеме.
Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства»
Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов»[4] (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.
Руководитель может вынести резолюцию:
- на бумажном документе (например, на входящем письме);
- в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
- на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).
В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:
- исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
- содержание задачи;
- дата вынесения резолюции;
- на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.
Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.
Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.
[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
[3] СЭД – система электронного документооборота.
[4] Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам