Инструкция по хранению документов: передача дел на архивное хранение

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее седьмой раздел устанавливает правила передачи дел в архив организации структурными подразделениями. Он посвящен обеим сторонам этого процесса: и подразделению, которое должно передать дела в архив, причем не просто так, а в упорядоченном виде; и архиву, который с момента подписания сдаточной описи несет полную ответственность за принятые документы.

Какие документы передаются в архив

Пожалуй, первое, с чем следует определиться архивисту, – какие документы он будет принимать в архив организации. Этот аспект обязательно нужно контролировать, в противном случае в архив будет передаваться все, включая черновики и целые тиражи невостребованных каталогов.

Оптимальный вариант, предусмотренный, кстати, Правилами 2015[1], – принимать в архив только документы трех важнейших категорий:

• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• по личному составу;
• постоянного срока хранения.

Но даже прием документов постоянного срока хранения имеет оговорку: если компания использует «льготу» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, и хранит «постоянку» только 10 лет, то в таком случае даже документы с постоянным сроком хранения не будут передаваться в архив.

Разработчик инструкции по хранению документов должен точно знать, является ли компания источником комплектования государственного (муниципального) архива и пользуется ли она «льготой». Документы со сроком хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив в любом случае.

Самая многочисленная категория документов организации, которую все время норовят передать в архив структурные подразделения, – документы со сроком хранения до 10 лет включительно. Львиную долю среди них занимают документы со сроком хранения 5 лет – пятилетки – и менее. Принимать их в архив или нет, должен решить архивист. Если ни площади архива, ни человеческие ресурсы, выделенные на хранение документов, не позволяют обрабатывать пятилетки, то в архив они не попадают. Архивист должен настоять на этом, а помогут ему Правила 2015.

Когда передаются документы

Если первым пунктом архивист решает, что он будет принимать в архив, то вторым – когда принимать. И этот аспект, к счастью, тоже находится под контролем архивиста, а не желающих избавиться от своих документов подразделений.

В соответствии с п. 4.33 Правил 2015 документы передаются в архив организации по графику (Пример 1). Форму графика Правила 2015 не приводят, она свободна. Главное, чтобы из документа однозначно следовало, какое подразделение и когда сдает архивисту свои документы.

График приема-передачи документов составляется архивистом, согласовывается с руководством компании и утверждается генеральным директором. Под руководством следует понимать заместителей генерального директора, директоров по направлениям и т.д., то есть руководителей, непосредственно подчиненных генеральному директору. В подчинении у каждого из них – начальники управлений, служб и отделов. До руководителей этого уровня график передачи документов доводится в императивном порядке.

Время составления графика – начало года. Можно указать в качестве крайней даты, например, 15 февраля. Основной период приема-передачи документов в архив – с конца весны по начало осени. Раньше у архивиста закрытие номенклатуры дел и экспертиза ценности, а позже – подготовка номенклатуры дел на следующий год и полное оформление принятых в архив документов. Период между этими мероприятиями и используется для приема документов, делясь между всеми структурными подразделениями организации. Каждому достается по несколько дней. Устанавливать одну конкретную дату не рекомендуется: может быть рабочий аврал, и, конечно, силы будут брошены на решение срочных задач, а не на архив.

Структурные подразделения имеют полное право договариваться между собой и меняться периодами, предварительно предупредив об этом архивиста. Подразделение может даже пропустить год. Архивист сделал все от себя зависящее: установил период для передачи, довел до сведения начальника отдела график. Дальше наступает ответственность начальника: запустит он процесс передачи документов в своем отделе или нет.