Архив с нуля. Профстандарт по управлению документами как путеводитель

27 апреля 2023 г. приказом Минтруда России № 421н был утвержден новый профессиональный стандарт «Специалист по управлению документами организации» (далее – Профстандарт)[1]. Обычно на основе профстандартов принято составлять должностные инструкции и определять круг обязанностей работника. Но можно использовать их в неожиданном, на первый взгляд, качестве – отправной точки в выстраивании бизнес-процесса.

Покажем это на примере создания системы хранения документов в компании.

Когда секретарю поручают выстроить с нуля какой-либо процесс в компании, он обычно нуждается в руководстве. Двигаться вслепую нецелесообразно. Конечно, самый разумный путь – пройти короткие курсы по соответствующей теме. Но организации не всегда готовы вкладываться в обучение. В море информации, которая есть в Интернете, недолго и утонуть. Тут-то и поможет Профстандарт: опору для выстраивания процесса можно взять из него.

В Профстандарте не расписано пошагово, что нужно делать, чтобы создать в компании архив или систему контроля исполнения документов. У него другие цели. Однако используя содержащуюся в нем информацию, можно выявить направления, в которых предстоит двигаться. Это поможет найти данные для дальнейших действий. Например, если Профстандарт подразумевает умение работника составлять номенклатуру дел, то это уже конкретный запрос. Секретарь начинает искать информацию о том, как работать с номенклатурой дел.

Структура профстандарта

Профстандарт приводит перечни необходимых знаний, умений, а также трудовых действий для выполнения определенной трудовой функции. Несколько трудовых функций объединяются в обобщенную трудовую функцию (далее – ОТФ).

Всего в профстандарте описываются три ОТФ для трех работников в сфере делопроизводства, стоящих на разных ступенях иерархической лестницы:

1) секретарь (делопроизводитель) осуществляет ОТФ «Документационное обеспечение управления организацией»;

2) начальник канцелярии или отдела делопроизводства выполняет ОТФ «Руководство деятельностью подразделения по управлению документами»;

3) начальник управления документационного обеспечения управления или административный директор реализуют ОТФ «Управление единой системой документооборота в организации».

Если использовать Профстандарт как руководство по выстраиванию процессов с нуля, то лучше пользоваться ОТФ «Документационное обеспечение управления организацией». Она приводит перечни трудовых действий при выполнении процессов на местах рядовыми работниками.

Две последующие ОТФ регулируют деятельность руководителей и не подходят для начала выстраивания процессов.

Обобщенная трудовая функция «Документационное обеспечение управления организацией» 

В Таблице 1 показано, какие трудовые функции входят в ОТФ «Документационное обеспечение управления организацией» и какие делопроизводственные процессы в компании помогут выстроить трудовые действия, включенные в каждую трудовую функцию.