Электронные документы: от создания до передачи в архив организации

Из статьи вы узнаете:

• определение основных понятий;
• что говорится в нормативных документах о хранении электронных документов;
• как отражаются электронные документы в номенклатуре дел;
• как подготовить электронные документы к передаче в архив организации.

Определение основных понятий 

Электронный документ 

Определение понятия «Электронный документ»​ дает п. 11.1 ст. 2 Федерального закона № 149-ФЗ[1] (этим термином закон был дополнен в 2010 году). Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Специалисты неоднократно отмечали недостатки этого определения.

Во-первых, понятие «Электронный документ» определяется через понятие «Документированная информация», что является логическим нарушением (нарушением родовидовых связей), поскольку ближайшим родовым понятием для понятия «Электронный документ» является понятие «Документ» (а не документированная информация).

Во-вторых, в качестве основного признака электронного документа, отличающего его от документа на бумажном носителе, в определении назван способ (форма) представления информации («документированная информация, представленная в электронной форме»), что относит к электронным документам и собственно электронные документы («рожденные цифровыми»), и электронные копии документов (документы на бумажном носителе, подвергшиеся оцифровке), что, на наш взгляд, приводит к объединению в одном понятии двух разных объектов.

Для специалистов в области информационных технологий не принципиально, в какой форме и на каком носителе был создан документ. Главное, что и документ на бумажном носителе, и электронный документ могут быть включены в информационную систему. Разница лишь в том, что документ на бумаге вводится в информационную систему после оцифровки и создания электронной копии, то есть в виде файла или совокупности файлов в определенном формате; а собственно электронный документ создается в электронном виде, то есть без предварительного документирования на бумаге.

Подлинник, копия и заверенная копия документа 

Для специалистов по делопроизводству и архивному делу принципиально важно различать электронные и бумажные документы. И вот по какой причине. Если имеется подлинник документа, то в течение установленного срока необходимо хранить именно подлинник. И только в случае его утраты нужно хранить копию, которая соответствующим образом заверена. Не случайно в делопроизводстве и архивном деле понятия подлинника документа, копии документа и заверенной копии документа различаются (Схема 1).

Итак:

• подлинник документа – первый или единственный экземпляр (п. 21 ГОСТ Р 7.0.8-2013[2]);
• копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа  (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Следовательно, если документ создан в электронном виде, то он и является подлинником. А если сначала был создан документ на бумажном носителе, то именно он и есть подлинник, а его оцифрованный экземпляр – копия.

Именно по этой причине в Правилах делопроизводства[3], которые устанавливают общие принципы документирования и требования, предъявляемые к созданию документов, выделяют (Схема 2):

• документы, созданные на бумажном носителе;
• электронные документы (то есть документы, созданные в цифровой форме);
• электронные копии документов (документы, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе).

Рассматривая вопросы создания и хранения электронных документов, под электронными документами будем понимать документы, созданные в цифровой форме[4]. От электронных документов будем отличать электронные копии документов – копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов, созданных на бумажном носителе.

Различать электронные документы и электронные копии документов необходимо для правильной организации работы с ними и их хранения, в том числе установления сроков хранения (Схема 3). Так:

• если документ создан как цифровой, именно он является подлинником и должен храниться в течение установленного срока;
• если документ является электронной копией документа, он должен храниться как любая копия «До минования надобности»​ (кроме случаев, когда копия является единственным экземпляром документа в организации и/или имеет особое значение для деятельности организации).