Инструкция по делопроизводству: формирование документального фонда

Мы заканчиваем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Ее девятый раздел посвящен тому, как хранить документы. В нем рассматриваются процессы хранения, которые должны обеспечиваться на уровне структурных подразделений.

Иногда организации составляют инструкцию по хранению документов отдельно от инструкции по делопроизводству, делая ее самостоятельным локальным нормативным актом (далее – ЛНА). Возможны оба варианта, но акценты в каждом из них делаются разные.

Если инструкция по хранению документов является отдельным ЛНА, то ее целевая аудитория – и работники структурных подразделений (далее – СП), и архивисты. В ней рассматриваются вопросы не только оперативного хранения и оформления дел, но и материально-технического обеспечения, использования документов архива, ведения учетных форм по фонду. Это довольно специфические вещи, за которые отвечает архивариус.

Раздел о хранении, который является частью инструкции по делопроизводству, ориентирован в большей степени на работников СП. Именно они – под контролем архивиста – должны выполнять описанные в нем процессы.

Раздел «Формирование документального фонда» составляется на основе:

• Примерной инструкции по делопроизводству[1];
• Правил 2023[2].

В разделе последовательно описываются процессы хранения документов, в которых принимают непосредственное участие работники СП. Это:

• ведение номенклатуры дел;
• оперативное хранение документов и формирование дел;
• экспертиза ценности (далее – ЭЦ);
• составление описи дел СП и передача документов в архив;
• представление предложений по уничтожению документов.

Автору инструкции по делопроизводству важно понимать, на каком уровне именно в его компании выполняются операции по архивному хранению документов. Если строго следовать Правилам 2023, то выходит, что каждое СП самостоятельно проводит большинство операций относительно своих документов. Разумеется, при участии архивиста, но именно ответственный за делопроизводство работник подразделения:

• готовит раздел номенклатуры дел на следующий год;
• проводит ЭЦ;
• формирует описи;
• подшивает документы и передает их в архив уже готовыми единицами хранения;
• дает предложения об уничтожении документов.

Но действительно ли так обстоят дела в вашей организации? Есть ли у подразделений ресурсы на проведение всех этих действий? Или все-таки всем перечисленным занимается архивист, а участие ответственных за делопроизводство в обеспечении хранения документов минимально и в лучшем случае сводится к формированию дел в соответствии с номенклатурой?

Инструкцию по делопроизводству предстоит писать именно под то, как выстроены процессы в конкретной организации. Да, можно немного закрутить гайки и передать отдельные процессы и операции подразделениям, сняв их с архивиста. Теоретически требования утвержденного ЛНА должны будут выполняться. Но важно не переусердствовать и не устроить в компании революцию в ведении архивного дела. Все-таки организационные изменения проводить без подготовки нельзя.

Далее в статье мы будем ориентироваться на компанию, в которой:

• номенклатуру дел составляет архивист;
• за оперативное хранение документов отвечает ответственный за делопроизводство в каждом СП;
• ЭЦ проводит архивист;
• в СП формируют единицы хранения документов и составляются описи дел;
• архивной обработкой (подшивкой, переплетом) занимается архивист;
• в СП готовят предложения по уничтожению документов.

Читайте дополнительно:

• Должностная инструкция: что нужно знать, чтобы правильно оформить
• Методика восстановления кадрового делопроизводства
• Ошибки в кадровых документах: исправляем недочеты без последствий