Что изменится в подписании электронных документов с 1 сентября 2024 года

Совсем немного времени осталось до окончания переходного периода по использованию машиночитаемых доверенностей (далее – МЧД). С 1 сентября 2024 г. закончится добровольный порядок их применения, и МЧД станут обязательными.

В статье разберем, что конкретно изменится при подписании электронных документов в организациях, напомним порядок получения и использования усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП), рассмотрим основные вопросы применения МЧД, технические возможности по ее созданию, регистрации, хранению и отзыву.

Что такое машиночитаемая доверенность

В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ[1] было введено понятие «машиночитаемая доверенность». МЧД – это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации. Она подписывается УКЭП руководителя или индивидуального предпринимателя.

Организации в добровольном порядке начали применять МЧД при обмене электронными документами еще с 1 марта 2022 г. И на настоящий момент, по данным ФНС, в распределенном реестре ФНС хранится уже более миллиона МЧД (рис. 1).

Что будет с 1 сентября

Как известно, с 1 сентября 2023 г. на основании поправок в Федеральный закон № 63-ФЗ[2] аккредитованные удостоверяющие центры (далее – УЦ) перестали выдавать работникам сертификаты с реквизитами юридического лица. В настоящее время действие ранее выданных квалифицированных сертификатов либо уже закончилось, либо закончится в обязательном порядке 31 августа 2024 г. И с этого момента использование сертификатов УКЭП работников будет невозможно.

Отказ от использования УКЭП работников должен был состояться еще в начале 2023 г. Однако в связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с МЧД, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению квалифицированной электронной подписи без использования МЧД сначала до 31 августа 2023 г.[3], а затем и до 31 августа 2024 г.[4]

Итак, с 1 сентября 2024 г. можно централизовать подписание всех электронных документов руководителем организации, поскольку изменения в получении УКЭП их не коснутся. Но этот вариант подойдет крайне малому количеству организаций с небольшим документооборотом и одновременно небольшой долей электронных документов в общем объеме документов. К тому же это может быть трудозатратно для директора и в целом неэффективно. Ведь в организации, возможно, была проведена работа по распределению полномочий и предоставлению права подписи, в результате которой подписание менее значительных и имеющих явную функциональную направленность документов было делегировано заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений.

Читайте дополнительно:

Кадровые документы в электронном виде