«И вечный бой! Покой нам только снится…» Из практики общения секретаря и руководителя

Допустим, вы последовали совету, на собеседовании внимательно проанализировали ситуацию, почувствовали, что ваш будущий шеф – незаурядный, умный и интеллигентный человек, одним словом – что надо! Вы говорите: «Да», – и выходите на работу. Если секретарь в офисе – фигура ключевая, то руководитель – главная. И очень важно, чтобы эти два человека как можно быстрее нашли общий язык. От профессионализма и человеческих качеств секретаря на 50 % зависит эффективность работы руководителя. Почему? Давайте разберемся.

Задача номер один

Секретарь организует работу приемной, отвечает на телефонные звонки, принимает факсы и т.д. Все это очень важно, однако основная его задача – сделать так, чтобы шефу было удобно работать. Все действия секретаря должны быть направлены на создание атмосферы удобства и комфорта для руководителя. Не забывайте, что вы наемный рабочий и после окончания работы можете позволить себе расслабиться, окунуться в личную жизнь, до начала следующего трудового дня напрочь забыть о работе. Иное дело ваш шеф. Бизнес требует постоянной мобилизации сил, готовности в любой момент принять ответственное решение. У руководителя крайне напряженный ритм жизни. Поэтому умный секретарь будет стремиться всеми возможными способами оградить его от лишних проблем.

Внимание: мелочи!

Удобство руководителя зависит и от неприметных на первый взгляд «мелочей», которые, тем не менее, могут оказываться существенными. Моя коллега Марина С. рассказывает: «На моей предыдущей работе шеф был заядлым курильщиком. Без сигареты он не мог сосредоточиться. Выкуривал по нескольку пачек в день и при этом терпеть не мог вида наполненной окурками пепельницы. Входя в кабинет с бумагами, я автоматически бросала взгляд на стол: есть ли окурки в пепельнице, не закончились ли сигареты. Наличие первых и отсутствие вторых могло привести к взрыву недовольства со стороны шефа, что провоцировать явно не стоило».

У каждого руководителя есть свои индивидуальные предпочтения, и это непременно следует учитывать. Мой нынешний начальник, например, предпочитает дорогой элитный сорт китайского зеленого чая, в то время как предыдущий жаловал исключительно шиповниковый. Если с утра погода пасмурная, идет дождь или упало давление, я готовлю своему руководителю чашечку ароматного кофе, который помогает взбодриться, поднимает настроение, придает свежие силы, причем готовится этот кофе по излюбленному рецепту шефа. И таких нюансов бесчисленное множество. Будьте наблюдательны, подмечайте каждую мелочь, к которой ваш руководитель питает слабость. Радуйте его этими милыми пустяками, и вы станете для него просто незаменимы, потому что с вашим присутствием в его сознании будут связаны мысли о комфорте, уюте, заботе и душевной теплоте.

Молчание – золото

Чтобы руководитель мог спокойно работать, он должен быть абсолютно уверен в вашей преданности и умении хранить информацию. В процессе работы вы невольно получите доступ к различной конфиденциальной информации – как коммерческой, так и личной, касающейся вашего руководителя. Какие бы попытки заполучить эту информацию ни предпринимали ваши коллеги или деловые партнеры, вы должны дать им понять, что интересы шефа для вас превыше всего и вы слишком дорожите своей работой, чтобы отвечать на провокационные вопросы.

Не стоит демонстрировать свою осведомленность разного рода намеками, пытаясь подчеркнуть таким образом свою значимость. По-настоящему много знающий человек всегда молчалив. К тому же не думаю, что вашему шефу понравится подобная бравада. Скорее всего он подумает: «Этот человек слишком болтлив» и перестанет доверять вам.

Нам не дано предугадать..., или Подбирайте выражения!

Сколь бы хорошими ни были ваши отношения с шефом, никогда не следует доходить до панибратства. Он прежде всего руководитель, а вы подчиненный, то есть стоящий на ступеньку ниже на иерархической лесенке. Не пытайтесь взобраться выше – мужчины (а чаще всего они являются руководителями) этого не прощают. Любой начальник однозначно воспримет это как покушение на его право первенства. Поэтому проявляйте тактичность, соблюдайте правила игры и следите за тем, что и как вы говорите шефу.

«Однажды со мной произошел довольно нелепый случай, – вспоминает Наталья М. – Мой руководитель торопился на важную деловую встречу, а мне принесли на подпись срочную платежку. Я остановила шефа и произнесла: «Николай Алексеевич, подпишите, быстренько» (имея в виду, что это займет у него всего пару секунд), но слово «быстренько» шеф воспринял иначе, чем я думала. Он высказал мне свое крайнее неудовольствие и предупредил, что в другой раз не подпишет документ, если я буду разговаривать в подобном тоне. Я была в полном недоумении. Теперь я тщательно взвешиваю каждое слово, прежде чем обратиться к своему руководителю с какой-либо просьбой».

Шеф всегда прав! (заповедь № 1 из секретарского устава)

Кстати, знаете, как звучит заповедь № 2? Правильно! «Если шеф не прав, смотри заповедь № 1.» Но почему? – спросите вы, – разве не бывает ситуаций, когда...»? Не бывает! Вы прекрасно знаете, что ваш шеф добрый и порядочный человек (иначе бы вы и не устроились к нему работать), и то, что произошло – следствие неприятного стечения обстоятельств.

Слов нет, приятного мало, когда на тебе срывают дурное настроение. Но такова уж секретарская доля: в какой-то момент быть «мальчиком для битья». Помню, как в первые годы работы секретарем я огорчалась, а то, бывало, и плакала тайком от несправедливо нанесенной обиды. Злилась на шефа, считая его черствым и бездушным, и только со временем поняла, что к человеческим качествам моего руководителя это не имело ни малейшего отношения. Он был действительно очень добрым и порядочным человеком, просто я не знала тогда, что не нужно обращать на это внимания, принимать на свой счет; что мой начальник самый обыкновенный человек, у которого тоже бывают проблемы и неприятности и которому необходимо выплеснуть переполняющие его отрицательные эмоции. А я всегда была рядом, поэтому и отражать удары приходилось мне.