Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки? Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения?

Нужно ли в конце выписки указывать:

– составителя;

– начальника отдела делопроизводства;

– с кем согласовано (руководитель архива предприятия);

– дату составления выписки? Следует ли давать ссылку на перечень со сроками хранения?

Существуют ли нормативные документы по правилам оформления выписок из номенклатуры дел? В п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организации указано только то, что структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Где можно найти более подробную информацию по правилам их оформления?

Нормативных документов, регламентирующих оформление выписок из номенклатуры дел, нет. Порядок действий, предписанный Основными правилами работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002[1], такой: сначала структурные подразделения формируют собственную номенклатуру дел и оформляют ее титульный лист в соответствии с приложением 8 к п. 3.4.6 Основных правил. Затем номенклатуры дел подразделений сводятся в единую номенклатуру дел организации (приложение 7 к п. 3.4.6), которая подписывается и утверждается в установленном порядке. Наконец, готовая сводная номенклатура дел снова «разбирается» на выписки по структурным подразделениям.

Согласно п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Поскольку форма выписки в Основных правилах не приведена, она оформляется по общим правилам, содержащихся в Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003; далее – Указ).

Общие правила подготовки выписок документов для внутреннего использования, сложившиеся из общей практики делового оборота и порядка, предписанного Указом, следующие.

1. В выписке полностью воспроизводятся реквизиты бланка документа, из которого делается выписка (в нашем случае – номенклатуры дел), при этом в реквизит «Наименование вида документа» вносится информация о том, что это выписка.
2. Регистрационный номер и дата регистрации (утверждения), воспроизводимые на выписке, соответствуют данным исходного документа (выписка не утверждается и отдельно не регистрируется).
3. Реквизит «Подпись» оформляется следующим образом: указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего исходный документ, а личная подпись при этом отсутствует.
4. Поскольку выписка является, как уже говорилось, «копией, заверенной в установленном порядке», то завершает ее реквизит «Отметка о заверении копии документа»: надпись или штамп «Верно», должность, подпись, расшифровка подписи заверяющего, дата. Печать, о которой говорится в Указе, не нужна, т.к. выписка предназначается для использования внутри организации.

Выписка из сводной номенклатуры дел приведена в Примере 1.