На пороге повышения: из секретарей – в начальники отдела ДОУ

Когда секретарь уже не справляется с объемом документов в организации, возникает необходимость принять на работу одного или нескольких делопроизводителей, которые будут заниматься только документами, не отвлекаясь на прием посетителей и поручения руководителя. В результате формируется отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), начальником которого традиционно становится помощник первого лица компании. В статье расскажем, что учесть при организации этого отдела.

ШАГ 1: АНАЛИЗИРУЕМ СИСТЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

При формировании нового отдела важно проанализировать процессы делопроизводства в компании и выяснить, какие документы помогают их регулировать. Это можно сделать, ответив на следующие вопросы:

• Как регламентировано ДОУ? Секретарь должен точно знать, действуют ли в компании инструкция по делопроизводству или ЛНА, ее заменяющие: приказы по основной деятельности, которые издавались ранее, стандарты и правила.
• Какие виды документов используют в компании? В первую очередь этот вопрос касается системы организационно-распорядительной документации.

Ошибочно полагать, что секретарь генерального директора знает все документы. Как раз в силу своего положения он может не владеть информацией о делах, которые сотрудники ведут в подразделениях. Главный документ, который содержит подобные сведения, – это номенклатура дел.

• Существуют ли в компании унифицированные формы и бланки документов? Нужно выяснить, какими шаблонами пользуются сотрудники, составляя тот или иной документ.

Конечная цель этого исследования – собрать и проанализировать всю информацию о ДОУ, а главная задача – выявить основные проблемы, чтобы будущий отдел с первых дней своего существования нацелился на их решение.

ШАГ 2: ОПРЕДЕЛЯЕМ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ДОУ

Понятно, что будущий отдел делопроизводства займется документационным обеспечением управления. Но ДОУ – это название деятельности, а конкретные функции, которые возьмет на себя отдел под руководством помощника руководителя, предстоит определить в процессе его формирования.

Специфика делопроизводства в том, что им в разной степени занимаются все работники компании. Если, к примеру, кадровое делопроизводство не выходит за пределы отдела кадров, а бухгалтерские документы составляют в основном в бухгалтерии, то общее делопроизводство касается всех подразделений.

Все отделы состоят в переписке друг с другом и с внешними адресатами, получают приказы и распоряжения, все создают документы. Будущий отдел делопроизводства не сможет, к примеру, составлять письма и служебные записки за коллег, но будет осуществлять методическое руководство подобными процессами и делать их более эффективными.

Однако это потребует времени, а в первые месяцы работы нового отдела его функции будут мало чем отличаться от обязанностей, которые раньше выполнял секретарь.

Чтобы составить перечень этих функций, необходимо разделить процессы ДОУ по потокам документов (входящие, исходящие, внутренние) и обозначить роль секретаря в каждом из них. В некоторых из этих процессов в качестве исполнителей выступают руководитель компании или ответственные работники конкретных отделов (Таблица 1).

В Таблице 1 представлен один из вариантов организации делопроизводства в компании. В данном случае у секретаря максимум обязанностей по работе с документами. Но так бывает не всегда. Например, представлять документы на согласование или отправлять их адресатам могут и сами исполнители. Но с появлением отдела делопроизводства эти обязанности перейдут к его работникам.

Из Таблицы 1 можно выделить общие обязанности делопроизводителей без разделения по потокам документов. В совокупности с организационной деятельностью они составляют основные функции отдела ДОУ:

• экспедиционная обработка документов;

• прием, первичное рассмотрение и учет документов;

• представление документов на подпись, рассмотрение, утверждение руководителю;

• представление документов на согласование должностным лицам;

• контроль правильности оформления реквизитов документов, представляемых на подпись руководству;

• контроль наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения заданий по документам;

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• учет объема документооборота;

• разработка, ведение и обновление документов, которые помогают регулировать процессы делопроизводства.

Таким образом секретарь и будущий руководитель отдела делопроизводства получает понимание того, чем ему лично и его отделу придется заниматься.

ШАГ 3: РАСПРЕДЕЛЯЕМ ОБЯЗАННОСТИ

Большинство отделов ДОУ формируются по мере роста объема документооборота и при необходимости пополняются профильными специалистами.

Состав отдела ДОУ в каждой компании определяют по-своему. Но вряд ли секретарь сможет корректировать штатную структуру организации и решать, кого брать в отдел. Скорее всего, будущему начальнику по факту сообщат, какие должности планируют ввести.

Обычно отдел делопроизводства включает:

• Руководителя отдела – помощника первого лица компании, который будет заниматься в основном разработкой, ведением и обновлением документов, регулирующих процессы делопроизводства.
• Секретарей топ-менеджеров. Они будут взаимодействовать как с исполнителями документов, так и с руководством. Например, представлять документы на подпись, контролировать их исполнение. Кроме того, у секретарей остаются обязанности по выполнению поручений руководителей. Поэтому срочную обработку документов целесообразно поручить делопроизводителям, которые весь день находятся на своих рабочих местах.
• Делопроизводителей. Их главная задача – оперативная работа с документами. Например, принять и обработать срочное письмо или проверить, правильно составлен документ или нет.

Только при учете специфики работы секретарей и делопроизводителей распределение обязанностей между ними будет наиболее эффективным (Таблица 2).

• Архивариуса. Он работает только с завершенными делопроизводством документами. Его ключевые функции:

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• методическое руководство подготовкой номенклатур дел в подразделениях;

• составление сводной номенклатуры дел.

• Курьера. Он займется экспедиционной обработкой документов.

Следует избегать ситуаций, когда один сотрудник не справляется со своим объемом работы, а другой – не знает, чем себя занять. В идеале в таких случаях должен действовать принцип взаимовыручки: закончил свою работу – помоги коллеге.

ШАГ 4: РАССЧИТЫВАЕМ КОЛИЧЕСТВО РАБОТНИКОВ

Получив примерное представление о том, кто и что будет делать, можно заняться расчетом количества персонала – настолько, насколько секретарь (будущий начальник отдела ДОУ) имеет право высказывать свои пожелания по этому вопросу.

Ранее делопроизводители пользовались для расчета численности персонала отдела ДОУ специальными формулами Минтруда[1]. Однако с появлением и широким распространением СЭД эти методы стали крайне неточными. Делопроизводство в различных организациях автоматизировано в разной степени, поэтому в расчетах может возникнуть серьезная погрешность.

На сегодняшний день лучший способ определить количество необходимого персонала в отделе ДОУ – эмпирический, то есть основанный:

• на объеме документооборота;

• затратах времени на выполнение делопроизводственных операций в конкретной компании с определенным уровнем автоматизации.

Пример расчета количества персонала отдела ДОУ

Исходные данные: известно, что в отдел ДОУ войдут 3 секретаря и помощник генерального директора в качестве руководителя. Остальной персонал можно добрать, но с условием максимальной экономии. Необходимо выяснить, целесообразно ли нанимать делопроизводителя(-ей), архивариуса и курьера.

• Делопроизводитель. Рассчитаем, сколько времени он будет тратить на свои обязанности по обработке документов (Таблицы 3, 4).

На выполнение своих обязательных функций делопроизводитель потратит: 121,8 + 85 = 206,8 минуты в день. Это около 3,5 часов из 8. В оставшееся время он может взять на себя обязанности архивариуса или курьера. Для этого у него есть 4,5 свободных рабочих часа.

• Курьер. Рассчитаем, сколько времени понадобится данному работнику на выполнение своих обязанностей (Таблица 5).

Вместо ежедневных поездок на почту целесообразно заключить договор на корпоративное обслуживание, тогда и прием, и отправка писем будут осуществляться прямо в офисе. Компании это обойдется в разы дешевле, чем содержание штатной единицы курьера.

При расчете временных затрат для данного сотрудника важно также учесть, сколько писем доставляется нарочно каждый день. Для этого необходимо подсчитать количество таких писем за каждый день в течение недели и вывести среднее значение. Если их немного, например 2–3, то принимать на работу человека ради двух-трех поездок в день не стоит, это большое расточительство. Две поездки может совершить и водитель, и исполнители документов. В крайнем случае – один из трех секретарей, которого на время отсутствия подменят оставшиеся два сотрудника.

Следовательно, курьера принимать на работу не нужно. Подготовкой писем к отправке может заняться делопроизводитель. У него свободны 4,5 рабочих часа. Кроме того, у данного сотрудника останется время и на архивное дело: 4,5 – 1,2 = 3,3 часа. Таким образом, принять на работу нужно только одного делопроизводителя.

Отдел ДОУ будет состоять из:

• начальника отдела – помощника генерального директора – 1 человек;

• секретарей топ-менеджеров компании – 3 человека;

• делопроизводителя – 1 человек.

ШАГ 5: СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОУ

Организационно-правовое обеспечение отдела ДОУ ничем не отличается от такового для любого другого структурного подразделения. Основной документ в этом отношении – положение об отделе (Пример). С утвержденным положением нужно ознакомить под роспись всех работников отдела.

Не менее важно разработать (или инициировать разработку) должностных инструкций для работников отдела ДОУ. Но перед этим лучше подождать хотя бы месяц, чтобы убедиться, что обязанности между ними были распределены корректно.

Мало кому удается с первого раза верно распределить обязанности между подчиненными и не упустить из виду какие-то функции. Скорее всего, ошибки станут заметны уже с первых дней. При этом главное – не ждать, когда всё наладится само собой, а вносить коррективы при первой необходимости.

Руководителю отдела ДОУ нужно следить за тем, как работают с документами не только его подчиненные, но и остальные сотрудники. Ведь, как было отмечено выше, делопроизводством в компании занимаются практически все работники административного блока.

Через несколько месяцев, когда сотрудники компании привыкнут к тому, что за ДОУ отвечает обособленный отдел, а коллектив этого отдела – к своим обязанностям, можно будет начинать оптимизацию делопроизводства. Но в первую очередь нужно добиться слаженного выполнения его основных процессов.