Не просто карты: Mind maps в работе помощника руководителя

Персональные ассистенты и секретари как никто знакомы с ситуацией, когда рабочих проектов так много, что не знаешь, за что хвататься и куда бежать. Спокойствие! Решение есть. В любой непонятной ситуации рисуйте Mind map (с англ. майнд-карта) − графическую диаграмму бесконечного мыслительного процесса. Требуется сделать динамичную презентацию, сформировать повестку заседания и запротоколировать встречу, подготовить к выступлению руководителя, законспектировать статью или выучить иностранный язык? Все это и многое другое возможно благодаря майнд-картам. Я расскажу, как их создать и использовать в работе помощника руководителя.

Что мы делаем, когда приезжаем в чужой город, оказываемся в новом районе или даже на знакомом маршруте торопимся объехать пробки? Правильно: обращаемся к карте. Ведь добраться из пункта А в пункт В гораздо проще, зная дорогу, не так ли? А что нужно делать, когда мы хотим навести порядок в делах, задачах и идеях? Лучше всего составить майнд-карту или интеллектуальную, ментальную, ассоциативную, карту мыслей, диаграмму связей. Названий много, а суть одна. Этот инструмент:

• структурирует вводные данные на первом этапе;
• развивает зрительную память;
• стимулирует воображение для рождения новых идей и ассоциаций.

Можно размышлять наедине с собой, создавая персональную карту своего круга обязанностей. А можно устроить мозговой штурм вместе с командой. В таком случае рисуется коллективная карта, а зоны ответственности по рабочим проектам разделяются (рис. 1).

На выходе мы получим вид сверху на отдельный бизнес-кейс или устройство всей компании, спектр планов в поездке или гид по ресторанам города. Можно использовать этот инструмент для решения любого вопроса! Майнд-карты дают полную картину, глобальный взгляд, который так нужен, чтобы не просто бежать, но знать маршрут, а после возвращаться, анализировать и рисовать уже новую .

В ЧЕМ СУТЬ МАЙНДМЭППИНГА?

Основоположник майндмэппинга – Тони Бьюзен, известный британский писатель, лектор и исследователь проблем мышления. Он подробно описал этот метод в своей книге The Mind Map Book by Tony Buzan[1]. Использовать созданный им инструмент, основанный на составлении майнд-карт, понравится тем, кто хочет эффективнее анализировать и запоминать информацию, решать нестандартные задачи, планировать свой график и распределять задания в командной работе.

Mind map буквально переводится как карта мыслей. Я бы сформулировала это как креативный способ структурировать свои идеи, чтобы объяснить их другому – начальнику или коллеге с целью повышения продуктивности процесса. Создать ментальную карту можно по любой теме, в которой вы разбираетесь или хотите разобраться. Сложная тема раскладывается по полочкам – и вот вам уже гораздо проще ее понять, а значит, и запомнить.

Майнд-карта является визуализированной схемой потока наших мыслей. В процессе ее создания мозг задействует оба полушария – левое, которое отвечает за логическое представление, и правое – за наглядность. Благодаря этому майнд-карта является интуитивным инструментом, который структурирует поток мыслей. То есть выстраивает их в емкую блок-схему. Мы мыслим нелинейно и можем развить любую идею практически бесконечно во все стороны за счет ассоциаций.

Майндмэппинг – непосредственный процесс изображения информации в схеме – не сэкономит ваше время, но даст возможность использовать его с максимальной пользой, а именно гораздо глубже подумать над темой или задачей, плюс снять напряжение от боязни упустить что-то из виду – все грани вопроса будут перед вами как на ладони. Его главное достоинство, пожалуй, универсальность. Он подходит для обдумывания и принятия решения по самым разным вопросам (речь здесь о степени их сложности). Да, ему «по зубам» и такие крепкие орешки, как генерирование идей и создание презентаций, не только «банальные» планирование и организация задач.

Для меня интеллект-карты – это еще и поисковик по моим же заметкам, библиотека знаний и составленных списков.

Так чем же она является на самом деле? Наверное, проще продемонстрировать ее, т.е. составить майнд-карту о майнд-карте (рис. 2).

КАК ДЕЛАТЬ МАЙНД-КАРТЫ?

Процесс создания карты мыслей творческий, можно даже сказать, что в некотором смысле это искусство. Нет никаких строгих правил и формальностей. Но чтобы освоить майндмэппинг и использовать его во благо, нужно знать основные принципы и техники построения. К ним и обратимся.

Принцип построения

Метод построения интеллект-карт напоминает мне основной принцип работы художников: от общего к частному.

У майнд-карты древовидная структура. Есть центр и ответвления. Иерархия выстроена от главного, самого крупного уровня до второстепенного. Есть центральный образ, который может выглядеть как название темы, звучать как вопрос или быть графическим образом (рисунком, пиктограммой, фотографией), иллюстрирующим предмет изучения. Ему-то, а точнее, его раскрытию, и будет посвящена вся карта. Рассмотрим на примере (рис. 3).

От центрального понятия отходят толстые ветви первого уровня. Тони Бьюзен называет их основными идеями (basic ordering ideas, BOI). Это фундаментальные темы, названия глав в книге ваших мыслей (рис. 4).

Далее идет второй уровень понятий, которые уточняют и развивают глобальную идею первого уровня. Третий, четвертый и т.д. Можно добавлять сколько угодно уровней (рис. 5).

Попробуйте нарисовать хотя бы одну карту. Уверена, что очень быстро вы осознаете, насколько это естественно и увлекательно. Да, интеллектуальные карты действительно бесконечный мыслительный процесс.

Расположение

Можно рисовать майнд-карту, размещая центральный образ слева, справа, сверху, по центру. Лист бумаги при этом удобнее располагать горизонтально. Так у вас будет больше свободного места для нескольких уровней идей. Не мельчите, чтобы между понятиями был «воздух», иначе будет трудно понять, что к чему относится. Смысл карты все же в упрощении понимания сложного, а не наоборот! Рисуйте так, чтобы в ней мог разобраться и неподготовленный человек. Это особенно актуально, если вы используете интеллект-карту для введения новичков в курс дел команды.

Слова могут располагаться как внутри толстых ветвей каждого уровня, так и над ними. Кроме того, можно добавить соединяющие стрелки между понятиями разных уровней, чтобы показать, как они «контактируют» друг с другом. Вам будет проще запомнить то, что имеет логическую связь.

Можно выработать свою систему. Например, сверху располагать то, что более важно, и т.д.

Оформление

Майнд-карта – довольно емкий инструмент, поэтому каждую идею нужно выражать кратко. Желательно использовать одно ключевое слово, избегая фраз или предложений, чтобы была свобода для дальнейшего развития, простор для мысли. А еще лучше выразить идею рисунком или символом. Яркие образы будут рождать ассоциации.

Пофантазируйте над оформлением, чтобы карта хорошо читалась. Используйте разные цвета, формы ячеек и их размеры для упрощения восприятия. Каждое ответвление от центрального образа выделите определенным цветом. Только не переусердствуйте! Больше восьми цветов будет сложно воспринимать. Линии между разными уровнями могут быть объемными, закрашенными или полыми, а слова – обведены в круги. Используйте фигуры разных размеров для иерархии, различные шрифты и начертания. Повторюсь: мы составляем карту не с целью что-то сокрыть, утаить, а потом мучительно расшифровывать. На ум приходит: «Станьте проще – и люди к вам потянутся». В нашем случае вы сами досконально разберетесь в вопросе, нарисовав подробную карту, а затем в зависимости от задачи − донесете каждый аспект до команды, назначите ответственных или постепенно выполните все самостоятельно. Поэтому простота и еще раз простота.

Логические модели в майнд-картах

1. Блок + список. Позволяет визуализировать большое количество задач. Подходит для бизнес-планов организаций, плана устного выступления перед аудиторией (рис. 6)

2. Иерархия. В центре – ваша цель. Ответвления первого уровня – это направления деятельности, а второго уровня – конкретные задачи для достижения цели. Так может быть представлен экшен-план по проекту или график на неделю (рис. 7).

3. Взаимосвязанная. Если нужно подчеркнуть связь между элементами, используйте линии, стрелочки, одинаковые цвета, математические знаки (рис. 8).

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ МАЙНД-КАРТЫ В РАБОТЕ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ?

Майнд-карта адаптируется под любую цель. Проверено! Например, можно сделать карту ежедневных/еженедельных задач и подходить к шефу со своим экшен-планом, чтобы корректировать приоритизацию. Или оформлять повестку совещания. Или генерировать идеи совместно с командой.

Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому предлагаю рассмотреть множество примеров из разных сфер деятельности и для разных задач. Наверняка, вы найдете для себя то, что будет вам интересно!

Мозговой штурм для решения профессиональных задач

Обратимся к опыту Сергея Горькова − ныне главы АО «Росгеология», а ранее заместителя министра экономического развития и председателя Внешэкономбанка. Реформируя банк, он выработал и затем описал в своей книге «Мышление 2.0»[2] технологию решения нерешаемых задач (а у помощников руководителя такие тоже бывают!). В качестве примера автор приводит реальный прототип, сформированный с помощью дизайн-мышления при создании новой стратегии учреждения. Структурно он устроен как «путь пользователя». На нем команда моделировала и обсуждала весь цикл взаимодействия клиента с новой бизнес-моделью Внешэкономбанка. Вот что у них получилось (рис. 9, 10).

Такой прототип должен быть настолько простым, чтобы его можно было объяснить ребенку.

Ключевые идеи представлены в виде ментальной карты в конце книги (рис. 11). Кстати, «Мышление 2.0» достойно того, чтобы непосредственно поработать с ним в рамках нашей темы. Речь о том, чтобы составить конспект книги в виде майнд-карты. Обязательно попробуйте!

Автор призывает: «Нарисуйте все возможные и невозможные идеи вокруг задачи. Визуализируйте идеи. Отдельные слова и образы запомнятся лучше, чем целые предложения. Чем быстрее идея становится осязаемой, тем быстрее ее можно оценить и усовершенствовать». А это как раз мозговой штурм! Кстати, знаете ли вы, где он возник?

Не могу не гордиться быть частью компании, в которой был придуман метод мозгового штурма! Он был создан в 1941 году в США Алексом Осборном – основателем сети рекламно-коммуникационных агентств BBDO. Автор писал, что в ходе работы команды-участники должны быть максимально вовлечены в процесс мозгового штурма для решения креативных задач в группах. Смысл мозгового штурма состоит в стимулировании творческой активности за счет свободного высказывания идей и всевозможных вариантов выхода из сложившейся ситуации. Он приводил пример, что эта техника вдохновляет команду из 10 рекламщиков выдвинуть 87 предложений для новой аптеки за 90 минут, т.е. почти со скоростью одна идея в минуту[3]. Осборн считал, что главное отличие мозгового штурма от иных видов командной работы состоит в отсутствии критики и негативных реакций со стороны других участников обсуждения. Благоприятная обстановка должна способствовать возникновению иррациональных идей. Ведь, если люди волнуются, что их предложения будут высмеяны группой, ничего не получится! При таком формате работы стоит забыть о качестве, а стараться выдать максимальное количество идей, не ограничивая свою фантазию. Именно в этом вся соль: провести встречу так, чтобы каждый ее участник имел возможность высказаться, не ожидая, что будет обвинен остальными в несостоятельности своего предложения. Ведь прорывом в обозначенной проблеме может стать даже самая несуразная идея! Этапы мозгового штурма Мозговой штурм, с одной стороны, хаотичный процесс, но с другой – вполне организованный. Можно выделить три основных этапа. Постановка проблемы или формулирование вопроса – центральный образ майнд-карты. Генерирование идей – свободный поток всевозможных вариантов, принимаются все идеи без критики. Анализ – отбор, группирование и оценка идей. Здесь уже нужно оценить жизнеспособность и потенциал придуманного, поэтому без критического мышления не обойтись.

Должностные обязанности и должностная инструкция

Этот неожиданный способ представления стандартной информации будет кстати, если вам только предстоит сформулировать функционал новой должности или вы уже проводите интервью с кандидатами, пытаясь объяснить, чем же им придется заниматься на рабочем месте.

Я неоднократно составляла описания вакансий для подбора сотрудников на разные позиции – от садовников и дизайнеров по костюмам до преподавателей – носителей французского языка, проводила собеседования с будущими коллегами в секретариат руководителя.

Жаль, что мне тогда не пришла в голову идея использовать карты для простоты и наглядности! Как бы это помогло структурировать обязанности кандидата, разделив их на блоки (а соискателю лучше понять, что от него потребуется). Сейчас настоятельно советую использовать такой инструмент в своей работе. В качестве примера приведу карту должностных обязанностей помощника руководителя, сделанную в программе MindMeister. В ней нужно отразить административные, бизнес- и личные поручения, а также не забыть про профессиональное развитие (рис. 12).

Какими еще могут быть должностные инструкции, можно посмотреть в библиотеке интерактивных интеллект-карт, которую создали пользовали MindMeister со всего мира. Нам с вами по долгу службы будут интересны следующие:

• Требования, обязанности и перспективы помощника креативного директора[4];
• Должностная карта ассистента руководителя[5];
• Должностная инструкция для помощника руководителя и ассистента[6].

Поиск работы

В журнале неоднократно упоминалось о том, что, даже если вы работаете, полезно обновлять резюме и ходить на тренировочные собеседования. Подскажу, на мой взгляд, одну гениальную идею. Будете редактировать свое резюме – вспомните о способе представления информации в виде ментальной карты. Так можно выгодно подать, например, свои навыки и умения. Еще вариант: вдобавок к классическому резюме составьте о себе наглядную презентацию – карту личностных качеств. Это определенно поможет выделить вас из потока претендентов на позицию (рис. 13).

А после того как составили резюме, нелишним будет подготовиться к собеседованию. Опять же, используя карту, подумайте над тем, что вы ждете от работы, и над тем, что можете предложить как профессионал (рис. 14).

Структурирование профессиональной информации: поставщики / клиенты / заведения

Как я уже говорила, интеллект-карты можно применять для решения практически любой задачи. Вид деятельности значения не имеет. Хотя осознавать тот факт, что майндмэппинг позволяет отлично справляться с профессиональными задачами, все-таки приятно. Ассистенты и помощники определенно должны попробовать этот инструмент и научиться им пользоваться.

Простой пример из моего опыта. В программе Mind42 я сделала утилитарную ментальную карту ресторанов Москвы (рис. 15).

Совершенно не нужно переносить в нее все заведения такого рода, находящиеся в городе. Смысл в том, чтобы сделать умную подборку – своеобразный гид по избранным локациям. В эту карту я заношу:

Карта оказывается полезной, когда надо выбрать подходящий ресторан для корпоративного ужина директоров, или вспомнить, в какой зоне заказать столик, с кем, где и когда была встреча. Я периодически дополняю ее новыми ресторанами.

Есть возможность делать комментарии напротив каждого пункта, выделять позиции цветом или использовать двойное подчеркивание, составлять маркированные списки с помощью иконок или эмодзи либо номеров для расставления приоритетов – 1, 2, 3.

Решение масштабной задачи

Одно бесценное свойство майнд-карт – раскладывать масштабную задачу по полочкам. Особенно этот инструмент хорош для работы над большими долгосрочными проектами, где много неясного на первом этапе. Например, строительство, ремонт или переезд (рис. 16).

Приведу пример из жизни ассистента. Организовать переезд офиса – задача не из простых. Но если «подключить» для ее решения ментальную карту, в которой прописать все шаги (что собрать в первую очередь, что – во вторую, кого уведомить, нанять, попросить и т.д.), то все произойдет как будто по мановению волшебной палочки (ну или почти все!). Опять же, выглядеть ваша карта для переезда офиса может как угодно. Например, так (рис. 17).

Плюсы и минусы майнд-карт

У читателя может сложиться такое впечатление (и на то есть причины – наши «живые» примеры), что ментальная карта буквально восьмое чудо света. Логику и воображение развивает, мысли структурирует, убирает страхи и волнения перед стартом многогранного проекта и т.д. и т.п. Ан нет! Попробуем структурировать наши познания о майнд-карте, объективно выделив и преимущества, и недостатки.

Плюсы

1. Простота восприятия. Раскладывает сложный вопрос на составляющие.
2. Комплексный подход. Помогает видеть общую картину всех зон ответственности и поручений по ним.
3. Универсальность. Можно применять как в рабочей среде, так и для личных нужд.
4. Быстрый доступ к информации. Достаточно взглянуть, чтобы вспомнить.
5. Структурированность информации.

Минусы

1. Не экономит время. Чтобы составить карту с учетом всех деталей, нужно посидеть и поразмыслить. А то и составить черновик, первую версию карты и потом перерисовать начисто.
2. Одна карта может быть посвящена только одной теме.
3. Не все начальники готовы воспринимать информацию в таком виде. Многим привычнее ее линейное представление.
4. Карты индивидуальны и иллюстрируют образ мышления и ассоциации одного человека. Моя карта может не подойти вам, и наоборот.
5. Карты динамичны, и их нужно регулярно пересматривать. Ассоциативный ряд, который возникает у вас сейчас, и обстоятельства, в которых вы рисуете карту, могут совершенно измениться через несколько месяцев.

ГДЕ СОЗДАВАТЬ МАЙНД-КАРТЫ?

Ментальные карты могут быть бумажными (созданными в блокноте или на флипчарте и т.п.) или электронными (разработанными в специальных приложениях на смартфоне или в веб-версиях на компьютере). Считается, что лучше рисовать ее от руки, ведь сам процесс рисования стимулирует работу мозга, а он в свою очередь генерирует больше идей (а это нам как раз и нужно). Электронные карты получаются менее творческими, более утилитарными, ими легко делиться с коллегами и сохранять как отдельные файлы. Они подходят для более долгосрочных проектов, к которым нужно постоянно возвращаться. Это не альбомный лист, который может помяться и случайно угодить в мусорную корзину!

Что в итоге предпочесть, решать вам. Очевидно, что нужно проверить в действии и тот и другой вариант. И кстати, в некоторых случаях сама задача может стать подсказкой, где ее следует визуализировать.

Диджитал: приложения и веб-сервисы для работы на компьютере, планшете, телефоне

Идеально, если программа поддерживается на всех устройствах – и на рабочем компьютере, и на ноутбуке, и на планшете и смартфоне, чтобы иметь возможность возвращаться к своим ментальным картам в любое время.

Есть приложения на любой вкус. Стоит протестировать несколько, чтобы понять, какой интерфейс и визуальное оформление нравятся больше. Здесь все индивидуально, поэтому эффективно будет только то приложение, которое вы будете использовать регулярно.

Среди популярных приложений для составления майнд-карт можно выделить следующие в порядке рейтинга в AppStore:

• XMind;
• SimpleMind;
• MindMeister;
• MindNode;
• Miro.

У каждого приложения есть бесплатная версия, а также расширенный функционал по подписке. Большинство из них русскоязычные, кроме Miro – оно на английском.

От создателя Тони Бьюзена – Ayoa. Также интересны по дизайну Venngage, Coggle. Там можно найти множество шаблонов и вдохновиться идеями других пользователей.

Портал, где можно обмениваться картами, – https://goconqr.com. Здесь можно найти много вариантов на тему тестирования программного обеспечения – https://is.gd/061fwJ. Множество идей дизайнерского оформления откроется вам, если пройти по ссылке https://www.canva.com/ru_ru/obuchenie/mentalnye-karty-21-sovet/.

Подробнее ознакомиться с анализом приложений можно по ссылкам:

• https://in-scale.ru/blog/majnd-karta/ - топ-20 сервисов и руководство с примерами.
• https://smallbiztrends.com/2020/07/mind-map-tool.html - июльский обзор программ 2020 года.

Карты от руки: блокнот / флипчарт / доска + ручка / цветные карандаши / маркеры

Майнд-карты, которые касаются личных проектов и дел, лучше рисовать от руки. Проверено на собственном опыте! Создание майнд-карты – по-настоящему творческий процесс. В нем вы пройдете все четыре этапа творчества, о которых пишет Грэм Уоллес в своей книге «Искусство мышления»: подготовку, инкубацию, озарение и проверку.

Ментальные карты могут быть очень замысловатыми (рис. 18).

Посмотрите многочисленные примеры, пройдя по ссылке https://www.hongkiat.com/blog/mind-maps/.

Как еще использовать майнд-карты?

Уже не новость, что ментальные карты завоевывают все большую популярность в… бизнесе. Да, этот инструмент, можно сказать, стал вторым помощником (после основного, конечно, без которого руководителю пока не обойтись) в организации и оптимизации самых разных процессов. Например, он позволяет сделать презентацию для клиентов, описав преимущества нового продукта, разработать структуру сайта или представить потенциальным инвесторам стратегию развития. Или же ваша цель – выход на новый рынок, а может, оптимизация расходов, создание сильного HR-бренда, внедрение принципов бережливого производства в офисе.

Какая бы цель перед вами ни стояла, попробуйте визуализировать все аспекты на пути к ней в виде интеллект-карты. Обязательно добавьте ветки – мини-задачи, которые предстоит решать по ходу. Очевидно, что сбиться с пути при таком наглядно заданном маршруте будет затруднительно. Ниже приведены примеры, как еще можно использовать ментальные карты в целях бизнеса (рис. 19, 20).

1. Ценности, планы и стратегия компании

2. SWOT-анализ

ЧТО ДУМАЮТ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ ИЗ РАЗНЫХ СФЕР О МАЙНД-КАРТАХ?

Если после столь обстоятельного разъяснения, что есть ментальная карта и почему ее стоит использовать в работе, у вас еще остались сомнения в ее практичности и ценности, то предлагаю мнения тех, кто уже на «ты» с этой самой mind map.

Дарья, выпускница MBA Skolkovo:

Ментальная карта помогает структурировать мысли и смотреть на ситуацию шире. Это своего рода персональный брейншторм (если дело касается личных проектов), который потом может стать и картой для обсуждения с коллегами, друзьями, т.е. превратиться в доску для коллективного мозгового штурма. Я использую их для самого первого этапа, когда много мыслей и хочется все упаковать. Не лишним бывает возвращаться уже по ходу к этому майндмэпу и отслеживать, какие области уже покорены.

Марина, молодой ученый:

Я использую! В разы упрощает процесс планирования!

Татьяна Митрова, директор Энергетического центра в Московской школе управления «Сколково»:

Использую ментальные карты с командой. Важные фишки: форма блоков обозначает разные виды работы, например исследования – овал, мероприятия – прямоугольник, научные статьи – ромбик, облачко – колонка в средствах массовой информации; цвет – он у каждого сотрудника свой. Так сразу видны зоны ответственности, а ярко-красным мы отмечаем те активности, где нужны экстренные действия.

Заключение

Когда я погружаюсь в рутину, мне хочется из нее поскорее выбраться. Это мотивирует меня интересоваться, что можно еще придумать в той профессии, которой я сейчас посвящаю время. Как делать каждый свой день интересным, а каждое задание – выполненным не формально, а творчески. С майнд-картами работать интереснее и проще, чем с линейной информацией. Это факт! ■