Инструкция по хранению документов: составление описей

Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее восьмой раздел рассказывает о правилах составления архивных описей дел.

Архивные описи дел – обязательный документ организации. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015[1]: «Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность».

Также Правила 2015 предлагают пять видов архивных описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение № 14 к Правилам 2015);
• опись дел по личному составу (Приложение № 15 к Правилам 2015);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 16 к Правилам 2015);
• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17 к Правилам 2015);
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 к Правилам 2015).

Трактовать п. 4.12 следует следующим образом:

• если компания является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, она обязана вести все пять видов архивных описей;
• если компания не является источником комплектования, то она должна вести, как минимум, три описи: по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Дела постоянного срока хранения она вносит в опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения с указанием срока хранения в графе 5.

В инструкции по хранению документов нужно установить ответственных за составление архивных описей и привести подробные правила по их составлению.

Кто должен составлять описи

В соответствии с Правилами 2015 составлять архивные описи для своих документов должны работники структурных подразделений. На практике это применяется крайне редко, причем руководители компаний становятся на сторону работников подразделений и поддерживают ту мысль, что заниматься архивом должны делопроизводители и архивисты.

Автор инструкции по хранению документов должен определить вместе с руководством, какой подход к составлению описей будет практиковать компания. Просто написать, что описи составляют сотрудники подразделений, нельзя – проект документа вряд ли пройдет согласование. Чаще всего архивные описи составляются архивистами уже после того, как сформированные единицы хранения будут переданы в архив.

Правила составления описей

Общие правила составления описей приведены в Примере 3 (п. 8.6). Не будем дублировать их, подчеркнем только самое главное, то, где чаще всего встречаются ошибки:

• каждый год составляется годовой раздел каждого вида описи. Например, в 2022 году компания архивирует 2020 год. Будут составлены годовые разделы за 2020 год описи дел по личному составу, описи дел постоянного хранения и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также годовые разделы описей электронных дел постоянного и свыше 10 лет сроков хранения;
• каждой единице хранения соответствует одна статья (строка) описи, и если в деле 25 томов, то оно займет в описи 25 строк;
• нумерация статей (строк) в описи продолжается несколько лет, каждый год начинаясь не с № 1, а с очередного номера.

​9999 или 999? 

Спорный вопрос: сколько всего статей должно быть в архивной описи, до каких пор продолжать валовую нумерацию через годовые разделы?

Из нормативно-методических источников по архивному делу вытекает следующее:

• в Правилах 2015 утверждается, что архивная опись «растет» до тех пор, пока количество статей не приблизится к 9999;
• в Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу[2] говорится, что опись (правда, только по личному составу) является законченной, «если количество внесенных в нее дел достигло четырехзначного числа».

Организация может выбрать любой из вариантов: вести свои описи до 999 (последнего из трехзначных чисел) или «отращивать» ее до 9999. Выбранный вариант закрепляется в инструкции по хранению документов.

Стоит отметить, что вести описи до 999 статей удобнее. Архивная опись – такой же документ на бумажном носителе, как и все остальные. Причем документ переходящий, который нельзя сшивать и убирать на хранение в течение нескольких лет. Описями часто пользуются. Бумага со временем мнется, желтеет, и уже к 999 статье теряет всякий вид.

Приведем образец заполнения описи дел по личному составу (Пример 1).