Кадровые служебные записки: оформляем, регистрируем, храним

Секретарям и кадровикам довольно часто приходится сталкиваться с различными служебными записками именно в процессе работы с кадрами. Поэтому важно знать, как их оформлять и какую роль они играют в бизнес-процессах.

Из статьи вы узнаете, чем отличаются кадровые докладные, служебные и объяснительные записки и зачем нужны служебные записки в кадровой работе, нужно ли регистрировать служебные записки и как. Мы расскажем о правилах оформления служебных записок и сроках хранения, а также дадим примеры записок.

Чем отличаются кадровы докладные, служебные и объяснительные записки

Сначала напомним, чем отличаются докладные, служебные и объяснительные записки как вид информационно-справочного документа. Для этого заглянем в Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, составленный в 2014 году ВНИИДАД[1].

И обобщим информацию в Схему.

Как видно из определений, термин «Служебная записка» является родовым (более общим) по отношению к понятиям «докладная» и «объяснительная». Любая из этих записок является служебной, то есть создается в служебных целях. Конкретное название документа зависит от того, какая информация в него включена и кому документ адресован. Так:

• служебные записки могут быть адресованы как руководителю, так и сотрудникам других подразделений;
• докладные составляют на имя руководителя организации или структурного подразделения. Они требуют принятия решения в форме резолюции;
• объяснительные пишут работники, ставшие участниками неприятного события или проступка.

ВАЖНО

Служебная записка всегда является документом только внутренней коммуникации. Если необходимо запросить информацию в другой организации или предоставить данные внешнему пользователю, то составляют совсем иной документ – письмо.

Ранее считалось, что служебные записки оформляют, если взаимодействие происходит между структурными подразделениями или равными по статусу должностными лицами, а докладные пишут на имя вышестоящего начальника. Такое разделение предлагал «Краткий словарь видов и разновидностей документов», разработанный в 1974 году ВНИИДАД[2]. С изданием нового словаря предыдущий потерял свое практическое значение.

Две задачи служебных записок

Служебные записки играют важную роль во внутреннем взаимодействии.

1. Обеспечивают оперативный обмен информацией между подразделениями или должностными лицами 

С помощью служебных записок запрашивают и получают нужную информацию, разъясняют задачи, оповещают о событиях и т.д. Конечно, можно запрашивать и представлять информацию устно, не прибегая к переписке, но использование служебных записок имеет ряд преимуществ:

• процесс обмена информацией становится более прозрачным;
• информация фиксируется письменно, поэтому ее нельзя забыть или исказить;
• можно зафиксировать точные сроки выполнения поручений, отразить персональную ответственность определенного лица за их выполнение;
• написанные формулировки всегда более взвешенные и лаконичные, чем устная речь, объяснение или просьба, более аргументированы, адекватны, логичны.

2. Являются необходимым элементом оформления некоторых кадровых процедур 

Так, если работник отправляется в командировку на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командировки определяется по его служебной записке[3]. А действующий в настоящее время ОКУД[4] упоминает докладную и объяснительную записки в разделе «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

То есть эти служебные записки являются основаниями для издания приказа о взыскании.