Облачный документооборот

Современная технология – облачный документооборот – позволяет в разы ускорить выполнение бизнес-процессов и повысить продуктивность персонала, от которых напрямую зависит успех компании. Как она работает? Какие достоинства и недостатки имеет? Есть ли российские аналоги и почему именно на них нужно остановить свой выбор? Об этом и многом другом поговорим в статье.

Пандемия и связанные с ней локдауны и карантины, заточившие нас на недели, а кого-то и на месяцы в своих домах, тем не менее помогли нам понять, что многие процессы нужно пересмотреть и усовершенствовать. Только вот с технической точки зрения не все компании были готовы к этому. И речь не о том, что мощностей ноутбуков недостаточно. Большинство организаций использовали в работе программы, удаленного доступа к которым попросту не было. Система электронного документооборота (далее – СЭД) – одна из них. Сейчас рациональное решение найдено – облачный документооборот. Рассмотрим его более подробно – сравним с привычным электронным, найдем плюсы и минусы, выявим потенциальные риски, приведем российские аналоги.

СЭД: облачные и локальные

СЭД выгодно отличаются алгоритмами обработки данных. Пользователь может редактировать и хранить файлы (электронные документы, корреспонденцию, сообщения и пр.), а еще обмениваться ими. Сейчас у него есть возможность делать этого в двух форматах – локальном или облачном. Все зависит от того, какая СЭД настроена в вашей компании.

Главные отличия облачной и локальной систем

СЭД может быть локальной или облачной. В какой работать, компания определяет сама на основе различных данных: количества пользователей и файлов, функционала, возможностей масштабирования; типа бизнеса; собственных нужд. Нередко решающим фактором является доступ в СЭД.

Локальная устанавливается на компьютерах компании и находится в периметре ее локальной сети. То есть она доступна работнику организации либо на его ПК, либо через терминальный сервер. Хотя сам пользователь об этих тонкостях может и не знать. Он просто кликает по ярлыку на рабочем столе своего компьютера и заходит в СЭД компании.

Облачная СЭД представляет собой интернет-сервис, доступ к которому возможен практически с любого устройства, даже телефона. Пользователю не нужно устанавливать специальное программное обеспечение на компьютер, для работы ему достаточно базовых технических знаний.

Поддержку сервиса обеспечивает его провайдер. Типовые облачные решения СЭД он распространяет по системе SaaS (англ. Software as a Service – программное обеспечение как услуга): разрабатывает и управляет интернет-сервисом, а затем предоставляет заказчику доступ к программе.

Преимущества и недостатки локальной и облачной СЭД

Оба варианта систем не сильно отличаются функционалом. Ключевые опции практически одинаковы: редактирование документов с просмотром истории; автоматический поиск файлов и минимальный риск их потери; ис- пользование шаблонов; контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Тем не менее чтобы понять, какое программное решение подойдет конкретно вашей компании, нужно изучить каждое более подробно.

Плюсы локальной СЭД

• Длительный срок эксплуатации. Компания приобретает СЭД, которая становится ее собственностью навсегда.
• Организация безопасной работы с документами. Данные компании хранятся на ее сервере, а не у сторонних лиц. Утечка информации сведена к минимуму.
• Возможность настроить СЭД под любые процессы компании, даже весьма специфичные.
• Быстрая скорость доступа. Документ, отправляемый в локальную сеть, попадает в нее сразу же. Ему не нужно проходить дополнительные каналы и серверы. Обмен файлами зависит только от скорости локальной сети.

Минусы локальной СЭД

• Затраты на внедрение СЭД (настройка процессов под нужды компании), в некоторых случаях – создание ИТ-инфраструктуры (сервер, операционная система), закупка лицензий.
• Технические сложности. В работе системы могут случиться сбои. Организация должна быть готова к подобным ситуациям и знать, как устранить любую неполадку. Решение проблемы – нанять в штат специалиста, который обладает необходимыми компетенциями, либо заключить договор с ИТ-компанией, которая сможет предоставить такую услугу.
• Ограниченность масштабирования. Со временем у компании может возникнуть необходимость обновить систему, добавить какие-то полезные опции. Модернизация оборудования – это деньги, которые фирма не всегда готова выделить.

Плюсы облачной СЭД

• Экономическая эффективность. Облачная СЭД не требует капитальных вложений, компании нужно будет только вносить ежемесячную плату. При таком формате нет нужды арендовать большие площади, сотрудники (даже из другого региона) могут работать из дома.
• Удобная организация удаленной работы. Благодаря облачной СЭД персонал компании может обращаться к нужным файлам и документам из любой точки (главное, чтобы был Интернет).
• Автоматическое обновление. За облачной СЭД присматривает владелец онлайн-сервиса, он-то своевременно и модернизирует программу.
• Быстрый запуск. Доступ к программе и все необходимые настройки выполняются в сжатые сроки.

Минусы облачной СЭД

• Закрытость системы. Данные хранятся на сервере разработчика. Если компания решит переехать в другое облако или в локальную СЭД, ей придется переносить файлы вручную и потерять данные по истории их создания.
• Медленная скорость. Документ, отправляемый в облачную СЭД, проходит целую серию каналов, прежде чем окажется в ней. Таким образом, файл обрабатывается дольше, чем локальный.
• Низкий уровень надежности. Нельзя однозначно утверждать, что данные в облаке защищены на 100 %. Компания может нарваться на некачественного провайдера, а значит, информация, которая будет храниться в специальных дата-центрах, под угрозой (более подробно об этом – далее).

Руководство большинства компаний прежде всего ценит воз- можность удобного доступа в СЭД (помимо экономической выгоды). По этому показателю однозначно выигрывает облако. Пользователь может зайти в него и с телефона, и с персонального компьютера. Возможно, именно поэтому облачные решения сейчас больше развивают и чаще используют. Поговорим об аспектах работы в них.