Распоряжения: подготовка, оформление, хранение

Чтобы определить, что такое распоряжение, заглянем в Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, составленный в 2014 году ВНИИДАД[1]. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти или организации (или иными уполномоченными ими лицами) в рамках предоставленной ему компетенции (как правило, по вопросам оперативно-распорядительного характера, в том числе по вопросам организации внутренней деятельности).

В статье рассмотрим особенности оформления распоряжений, поговорим об их регистрации, учете и хранении, а также определим сходства и различия между распоряжением и приказом.

В управленческой деятельности применяются две основные разновидности распоряжений:

1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти по вопросам оперативно-распорядительного характера, в том числе по вопросам организации внутренней деятельности органа власти;

2) правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим единолично, или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, по вопросам оперативно-распорядительного и информационно-методического характера.

Несмотря на существование нескольких разновидностей распоряжений, в подготовке и оформлении этих документов много общего. Как много общего у распоряжения и приказа, ведь оба этих документа относятся к распорядительным. Впрочем, имеются и различия, о которых мы поговорим дальше.

Распоряжение и приказ: сходства и различия

Распоряжение идет рука об руку с приказом. Это такой же распорядительный документ, он также издается единолично, но применяется в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения делятся на те же категории, что и приказы (Таблица):

• по основной деятельности;
• личному составу;
• административно-хозяйственным вопросам.

Иногда в организациях используются и приказы, и распоряжения. Это вполне в рамках делопроизводства, но авторы документов должны точно знать, в каких случаях издается приказ, а в каких распоряжение.

Чаще всего используется следующий вариант: оставить приказы только генеральному директору, а заместителям и другим топ-менеджерам предоставить полномочия на подпись распоряжений. Тогда каждый из них сможет без согласования с генеральным директором издавать собственные распорядительные документы, действие которых будет распространяться только на подчиненные ему структурные подразделения. Например, распоряжения главного инженера будут действовать только в пределах службы главного инженера и не иметь никакого отношения к дирекции по реализации готовой продукции.

Если понадобится издать распорядительный документ, который будет действовать на все подразделения, то будет издан приказ за подписью генерального директора.

Распоряжения, в отличие от приказов и постановлений, не могут носить нормативного характера, то есть этим документом не могут утверждаться и вводиться в действие правовые нормы. Иначе говоря, распоряжением не могут быть утверждены правила, положения, инструкции, регламенты и др., что еще раз подтверждает оперативно-распорядительный характер документа.

Распоряжения оформляются так же, как и приказы[2], но по упрощенному порядку. В распоряжении может отсутствовать преамбула, если поручение не нуждается в обосновании.

Таким образом, распоряжение, в отличие от приказа:

• может не иметь обоснования издания;
• подписывается издающим его топ-менеджером по направлению деятельности или начальником структурного подразделения;
• не имеет слов «приказываю», а тем более «распоряжаюсь», документ может содержать только управленческие решения;
• не может утверждать и вводить в действие локальные нормативные акты.