Как организовать передачу документов на подпись руководителю?

Что включает в себя работа с документами в приемной? Что должен делать секретарь при подготовке документов для подписания руководителем? Что необходимо проверить в проекте документа? Для чего нужно изучать визы (лист согласования)? Что делать, если проект документа согласован с замечаниями или вовсе не согласован?

1. Что включает работа с документами в приемной руководителя?

Организация работы с документами в приемной руководителя – одна из трудовых функций секретаря[1]. Она предполагает:

• получение, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих в приемную руководителя документов;
• проверку комплектности поступающих в приемную руководителя документов;
• подготовку документов для рассмотрения руководителем;
• учет документов, поступающих на имя руководителя;
• организацию доставки документов исполнителям;
• создание и ведение базы данных документов руководителя;
• ведение информационно-справочной работы.

Документы поступают в приемную разными способами. Они могут передаваться через службу делопроизводства, где для сбора документов устанавливают специальные ячейки , как правило, их первичную проверку осуществляет делопроизводитель (делается это для того, чтобы минимизировать посещение работниками приемной). Или же документы передаются исполнителями секретарю напрямую – например, отдельные группы документов (содержащие персональные данные, с грифом ограничения доступа и т.д.) или вообще все документы, если организация небольшая и службы делопроизводства в ее структуре нет.

Секретарь в приемной подготавливает документы для подписания руководителем. После того как они будут рассмотрены и подписаны, секретарь возвращает их исполнителям (акты, авансовые отчеты, счета-фактуры т.п.) или регистрирует / передает на регистрацию ответственным за это специалистам (организационно-распорядительные документы, исходящие письма).

2. Что должен делать секретарь при подготовке документов для подписания руководителем?

Задача секретаря – передать руководителю на подпись соответствующий общим и локальным нормам, в установленном порядке согласованный проект документа. С этой целью секретарь осуществляет:

• изучение, оценку и при необходимости редактирование проекта документа;
• проверку виз (листа согласования) к проекту документа.

Проект документа, при составлении/согласовании которого были нарушены действующие нормы, секретарь должен вернуть исполнителю на доработку. Это актуально и при традиционном (бумажном) документообороте, и при работе в системе электронного документооборота (далее – СЭД).