Новые архивные Правила: что изменилось в оформлении дел и требованиях к организации их хранения

В сентябре 2023 года вступили в силу новые Правила 2023[1]. Мы продолжаем комментировать этот документ. В очередной статье рассмотрим разделы VI «Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)», VII «Организация хранения архивных документов» и VIII «Обеспечение сохранности архивных документов».

Подробно поговорим о тонкости тонкостях оформления архивных документов для длительного хранения и требованиях, непосредственно предъявляемых к условиям хранения архивных документов с учетом новых Правил 2023.

Оформление дел: особенности и уточнения

Вопросы научно-технической обработки документов (в том числе оформления дел) документов обозначены в разделе VI «Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)» Правил 2023.

Сразу скажем, что революционных изменений в технических приемах оформления дел на бумажных носителях не внесено, детализированы некоторые практические аспекты, которые мы и рассмотрим.

Про требования к полному оформлению дел 

Требования к формированию дел в Правилах 2023 не поменялись.

Мы неоднократно говорили:, чтобы подготовить документы к длительному хранению (свыше 10 лет), необходимо провести экспертизу ценности[2] имеющегося документального массива, отобрав документы по срокам хранения.

Длительное хранение – хранение в архиве документов со сроком хранения свыше 10 лет, 50/75 лет, «Постоянно» и «До ликвидации организации». В зависимости от вида документов могут различаться сроки их хранения и, следовательно, требования, предъявляемые к их оформлению и последующему хранению.

Под отбором подразумевается экспертиза ценности, физическая сортировка, разбор и обособление документов в три раздельные группы:

1) документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые будут готовиться для передачи в архив организации;

2) документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые еще должны храниться и будут храниться в структурных подразделениях организации (в канцелярии, кадровой службе, бухгалтерии, отделе по охране труда и т.д.);

3) документы, сроки хранения которых истекли, и их можно выделить к уничтожению, оформив соответствующие акт, протокол, накладную и т.д.[3].

Отбор и экспертизу ценности проводит сотрудник, ответственный за архив организации. Архивариус тесно взаимодействует со структурными подразделениями, уточняет вопросы текущего делопроизводства и формирования документов с учетом специфики работы конкретного структурного подразделения (например, кадровой работы, бухгалтерского учета и финансовой отчетности, планово-экономической службы, направления продаж и закупок и т.д.).