Как организовать и регламентировать отправку корреспонденции в компании

Процесс доставки корреспонденции требует пристального внимания секретаря, если компания ведет активную переписку в оффлайн-формате. Ежедневно сотрудники составляют множество писем, зачастую с приложенными к ним документами на бумажном же носителе. И доставка этой корреспонденции лежит на плечах секретарей. Каналами отправки являются «Почта России»,​ службы курьерской доставки или доставка лично исполнителем.

Как организовать процесс отправки большого объема корреспонденции, как его регламентировать, вы узнаете из статьи.

Сам по себе большой объем бумажной переписки не является проблемой. В некоторых организациях на нем построен бизнес. Проблема может заключаться в том, чтобы качественно и вовремя обрабатывать этот объем.

Индикаторы того, что процесс доставки служебной корреспонденции надо выстроить и регламентировать, мы отразили в Памятке.

Доставка писем: организуем процесс

Организованный процесс доставки исходящей служебной корреспонденции – это регулярная, подчиненная установленному графику отправка писем по почте и, при необходимости, курьерская доставка, также систематическая.

Выбор подрядчика 

Рынок почтовых и курьерских служб довольно богат. Даже службы такси готовы доставлять любые бандероли по любому адресу.

Но выбирать подрядчика на постоянное сотрудничество нужно по определенным критериям:

• договор должен быть заключен с организацией, оказывающей именно услуги почтовой связи, а не с курьерской службой, причем оказание услуг связи должно быть основным видом деятельности этой организации[1];
• компания должна иметь лицензию на осуществление деятельности в области оказания услуг связи.

«Почта России» – далеко не единственный игрок на рынке услуг почтовой связи, выбор у секретарей есть. Но, как показывает практика, при необходимости вести переписку в конфликтной ситуации юристы, невзирая на все заключенные компанией договоры, пользуются услугами обычной почты. Это стопроцентная гарантия того, что вся задокументированная информация об отправке и доставке писем будет иметь доказательную силу.

Отправка письма нелицензированной почтовой или курьерской службой в плане доказательности равна отправке «на деревню дедушке»: отправление, конечно, доставят, но в возможном конфликте суд может и не принять свидетельство о такой доставке как доказательство.

Организация отправки почты 

Бумажная корреспонденция независимо от того, какая компания будет выбрана подрядчиком по оказанию услуг почтовой связи, должна отправляться:

• специально назначенным для этого работником (работниками);
• по графику.

Исходить следует из объема корреспонденции и видов ее доставки: с отправкой, которая осуществляется несколько раз в неделю, справится и секретарь. Если компания практикует курьерскую доставку, лучше нанять курьера (можно не на полный день или на несколько дней в неделю).