Е.В. Бугаева, руководитель отдела документооборота

Пожалуй, каждый секретарь, которому приходится иметь дело с архивом компании (составлять номенклатуру дел, разбирать папки с делами, формировать описи и пр.), мечтает о том, чтобы все эти трудозатратные операции каким-то чудом были упрощены. Из статьи вы узнаете, как можно автоматизировать создание архива организации в электронном виде, всего лишь правильно используя штатный функционал популярной системы электронного документооборота (далее – СЭД) – «1С:Документооборот» (далее – 1С:ДО) и поручив сотрудникам определенные операции с документами. Отдельно поговорим о том, как облегчить создание описей и архива в электронном виде, если СЭД в компании нет, но есть регистрация документов в MS Exсel.

В чем преимущества работы в СЭД и создания электронного архива

В моей компании сотрудники, работая в 1С:ДО с документами, ежедневно формируют электронный архив. Штатный функционал программы позволяет автоматизировать создание архива (в том числе и в электронном виде) и при этом соблюсти требования архивного законодательства.

Внедрив СЭД и научив сотрудников работать с 1С:ДО так, как надо (об этом ниже), мне удалось решить проблемы, которые возникали с документооборотом на бумаге и архивом в бумажном виде:

• сложность поиска документов (даже если в компании велась картотека, найти нужный акт или договор часто было непросто, уходило много времени);
• потеря документов (и в процессе работы, и во время архивного хранения);
• отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа (пока один сотрудник смотрит документ, другие вынуждены просто ждать);
• высокие затраты на аренду помещения (требования к помещению для бумажного архива жесткие: например, необходим определенный микроклимат – обычный офис для этого не подходит, а аренда отдельного помещения влетает в копеечку);
• отсутствие единого хранилища для компании с филиалами и подразделениями в других городах (если у вашей компании несколько филиалов, то, как правило, у каждого филиала и архив на бумаге будет свой, что крайне неудобно).

Теперь при внедрении электронного документооборота все сотрудники, включая секретаря, могут:

• правильно обработать документ (в программе учтены все этапы согласования, подписания и пр.);
• в любое время получить файл, переслать и скопировать, распечатать или сканировать (это касается даже описей дел; исключение составляют документы по личному составу для государственного архива);
• быстро найти документы по разным критериям отбора;
• совместно работать со скан-копией документа;
• оперативно предоставлять документы по требованию надзорных органов (опять же, благодаря продвинутой функции поиска).

Преимущества ведения архива в электронном виде также очевидны.

• Электронный архив занимает гораздо меньше места, а значит, и затраты по его содержанию несравнимо ниже.
• Документы надежно защищены, их практически невозможно потерять, порвать или уничтожить (для этого предусмотрены, во-первых, система права доступа, которая «заблокирует» нежелательного пользователя, а во-вторых, система резервного копирования – она включится при форс-мажоре).
• Если все сделать правильно, электронный архив будет создаваться сам собой. А бумажные дела станет формировать гораздо легче: секретарь только принимает дело, распечатывает его опись и обложку, обложку наклеивает на короб, сшивает документы, помещает их в короб, а короб отправляет на полку в архив.

Как формировать архив с помощью СЭД

Что же требуется для того, чтобы завести электронный архив? СЭД (у нас это 1С:ДО), в которой нужно будет настроить основные процессы.

В архиве нашей компании документ в электронном виде привязан к месту хранения документа на бумаге, автоматически можно распечатать опись вложения и обложку дела (один и тот же индекс и заголовок дела и в бумажной, и в электронной номенклатуре дел). Если нам нужно переместить документы в другое дело или разделить одно дело на два, то часть действий мы выполняем вручную (архив на бумаге), а часть – автоматически, в СЭД. После этого остается только распечатать новые описи вложения и обложки дел.

Процесс работы с документами в 1С:ДО можно свести к семи основным шагам.

1. Сотрудник создает электронную карточку документа, прикрепляет проект документа и направляет его на согласование заинтересованным лицам.
2. Сотрудник направляет документ на регистрацию секретарю.
3. Секретарь подписывает документ у руководителя, регистрирует, сканирует, вкладывает в электронную карточку документа скан-копию и указывает в карточке индекс и заголовок дела из номенклатуры дел, созданной в компании.
4. Секретарь вкладывает бумажный документ в папку с делом (бумажное дело).
5. Секретарь формирует в 1С:ДО внутреннюю опись дела и обложку.
6. Секретарь создает бумажное дело, а дело в электронном виде автоматически формируется в 1С:ДО.
7. При необходимости секретарь перемещает документы из одного дела в другое (и в электронном, и в бумажном архиве).

Рассмотрим пошагово, как происходит формирование дел, на примере формирования дела с приказами по основной деятельности (далее – Приказ).

Шаг 1. Сотрудник создает электронную карточку документа, прикрепляет проект документа и направляет его на согласование заинтересованным лицам

Работа с документами начинается с использования штатной функции 1С:ДО – электронной карточки документа. В примере – электронная карточка Приказа, которая собирает все сведения по Приказу (рис. 1). Эту форму должны заполнять сотрудники-исполнители.

Самое главное для сотрудника – правильно заполнить все поля формы. Какие-то данные он вставляет вручную, какие-то – с помощью системы перечней-справочников, установленных в программе. Речь идет о дополнительных вкладках (диалоговых окнах), которые открываются при нажатии на поля формы.

Сотрудник выделяет поле. Открывается диалоговое окно перечней-справочников, связанных с ним. Сотрудник выбирает из них нужное значение.

Разберем основные поля формы и узнаем, какие данные следует в них указывать.

Поле Наименование. Указывается заголовок Приказа.

Поле Организация. Создается автоматически при создании электронной карточки Приказа.

Поле Рег. Доступно только для секретаря, заполняется после подписания Приказа руководителем. Секретарь вносит регистрационный номер.

Поле Дата. Вносить изменения в это поле может только секретарь. Поле заполняется после того, как документ подписал руководитель. Секретарь указывает дату подписания Приказа.

Поле Папка. Формируется автоматически при создании электронной карточки Приказа.

Поле Срок. Указывается срок исполнения Приказа.

Поле Не действует. Галочка проставляется, если Приказ утратил силу. Действие выполняется с помощью кнопки выбора: нужно указать новый Приказ, отменяющий действие первого.

Поле Проект. Формируется по желанию менеджера (при его наличии).

Поле Состояние. Программа заполняет его автоматически по мере прохождения Приказа по этапам документооборота: на согласовании, согласовано, зарегистрировано и т.д.

Поля Подразделение, Подготовил, Ответственный. Формируются автоматически при создании электронной карточки Приказа.

Поле Состав. Указывается фактическое число листов Приказа.

Обратите внимание!

Поле Номенкл. дел. Именно благодаря тому, что мы добавили в форму электронной карточки поле Номенкл. дел (включили опцию), можно автоматизировать создание архива. В компании создана и утверждена номенклатура дел. При заполнении поля из номенклатуры дел выбирается нужное название дела, которое впечатывается в поле.

Например, для приказов по основной деятельности индекс и заголовок дела указываются так: 08-03 Приказы по основной деятельности, где 08 – номер подразделения «Отдел документооборота», 03 – номер документа по порядку.

Поле В дело. Доступно только для секретаря, который вносит сюда необходимые данные, когда Приказ зарегистрирован или исполнен.

После заполнения полей электронной карточки сотрудник открывает шаблон Приказа, предусмотренный карточкой во вкладке Файлы (рис. 2). Далее редактирует и создает нужный Приказ в Word. В карточке шаблон Приказа автоматически превращается в новый Приказ.

Как только в электронной карточке появился новый Приказ, сотрудник направляет электронную карточку с файлом документа внутри на согласование (в соответствии с правилами делопроизводства в компании).

Шаг 2. После согласования Приказа сотрудник распечатывает его и передает в бумажном виде на подписание и регистрацию секретарю

Шаг 3. Секретарь организовывает подписание Приказа у руководителя, регистрирует, сканирует, вкладывает в карточку документа скан-копию и указывает в карточке номер дела из номенклатуры дел, которая ведется в компании

Секретарь, получив от сотрудника Приказ на бумаге, передает его на подписание руководителю. После получения подписанного оригинала Приказа нажимает кнопку Зарегистрировать в карточке документа в 1С:ДО. Система автоматически присвоит следующий по порядку номер Приказа и дату подписания (она обычно проставляется в день подписания документа).

Секретарь проставляет вручную номер и дату на подписанном Приказе в бумажном виде. Затем сканирует бумажный экземпляр подписанного и зарегистрированного Приказа и вкладывает в электронную карточку его скан-копию. После отправляет карточку документа с Приказом на ознакомление или на исполнение (в зависимости от поручений, которые указаны в документе в электронном виде).

Наш совет: переложите обязанности сканирования документов на сотрудников

В нашей компании секретарь сканирует только входящие письма и приказы по основной деятельности (например, приказы об утверждении, введении в действие, изменении локальных нормативных актов организации и др.). Все остальные документы (например, служебные записки, исходящие письма и т.д.), которые проходят электронные согласования в СЭД, в обязательном порядке сканируют сотрудники, после чего вкладывают в карточку конкретного документа его скан-копию. Тем самым они сами формируют электронное хранилище электронных документов с реквизитами для их поиска в компании.

Шаг 4. Секретарь вкладывает бумажный документ в папку с делом (бумажное дело)

Оригинал подписанного Приказа на бумаге секретарь подшивает в дело, в папку «08-03 Приказы по основной деятельности». Далее он заполняет в 1С:ДО поле В дело, выбирает дело в электронном виде путем поиска нужного наименования из номенклатуры дел, фактически созданной в СЭД (рис. 3).

Шаг 5. Секретарь формирует в 1С:ДО внутреннюю опись дела и обложку

При необходимости оформления дела «Приказы по основной деятельности… года» секретарь достает папку-дело «08-03 Приказы по основной деятельности», нумерует листы дела. Далее в 1С:ДО заходит в дело «Приказы по основной деятельности… года» (рис. 4) и проставляет общее число листов бумажного дела в поле Количество листов.

Далее секретарь распечатывает обязательные элементы дела: Внутреннюю опись, Лист-заверитель, Обложка дела (рис. 5).

Все данные в эти формы подставляются автоматически, 1С:ДО сформирует заполненные внутреннюю опись дела (рис. 6), обложку (рис. 7) и лист-заверитель дела (рис. 8).

Шаг 6. Секретарь создает бумажное дело, а дело в электронном виде автоматически формируется в 1С:ДО

Секретарь формирует бумажное дело в соответствии с п. 4.22 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерациии других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1]. Обложка наклеивается на папку, в папку вкладывается внутренняя опись. Дело прошивается вместе с листом-заверителем (последний лист дела). Дело «08-03 Приказы по основной деятельности» готово! Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, поэтому папка отправляется в архив организации.

Шаг 7. При необходимости секретарь перемещает документы из одного дела в другое (и в электронном, и в бумажном архиве)