На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Стоит ли вносить в номенклатуру дел структурного подразделения дела с копиями положений об отделе и должностных инструкций, ведь оригиналы хранятся в отделе кадров? Сколько хранить копии, на основании чего?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

В п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[2] сказано: «Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов».

И далее перечислен ряд важных методологических требований для определения полного состава документов номенклатуры дел:

• при наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил 2015[3]);
• в номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации;
• при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел;
• в номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.);
• в номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация;
• не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В Примерной инструкции по делопроизводству[4] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры.

Включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[5]:

• срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов (п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019);
• срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции по применению Перечня 2019);
• документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии (п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019).

С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов:

1) номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации;

2) слово «копия» допустимо употреблять при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел организации;

3) необходимо указывать наличие и место формирования (регистрации) оригинала (подлинника, первого экземпляра) документа. В номенклатурах дел структурных подразделений должна быть необходимая и понятная «навигация» для удобства работы в текущем делопроизводственном году и при сборе документов для подготовки к научно-технической обработке и их последующему длительному хранению;

4) наличие копий некоторых документов в отделах может рассматриваться как запасной «рабочий экземпляр», который в случае утраты (утери, необнаружения, смены сотрудников и пр.) может стать архивным. На практике наличие такого «копийного документа» может вам помочь, когда речь идет о документах длительного или постоянного сроков хранения;

5) поскольку рекомендуется не включать в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, в номенклатуру дел должны быть включены все документы, образующиеся в структурных подразделениях.

Фрагмент номенклатуры дел организации с копийными документами представлен в Примере 1.