На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Входят ли документы по личному составу с истекшим сроком хранения в опись по личному составу? Или их нужно уничтожить по акту, а остальные документы сдать по описи дела в архив?

Ответ

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (см. п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[1]).

Чтобы разобраться в вопросе, сначала обратимся к Правилам 2015[2].

Изучив пп. 4.1, 4.2 и 4.19 Правил 2015, можно установить следующее:

1. Документы по личному составу могут иметь разные сроки хранения: до 10 лет («3 года», «5 лет», «15 лет») и свыше 10 лет («45 лет», «50 лет», «75 лет»). Приведем сроки хранения некоторых таких дел в соответствии с Перечнем 2019[3] (Таблица).

2. Документы по личному составу (со сроком хранения до 10 лет) могут быть обработаны частично, а значит, их листы могут не нумероваться, в опись не вноситься и т.д.

3. Составление описей на дела, документы по личному составу временных сроков хранения (то есть со сроком хранения 10 лет) не предусмотрено. В приложениях к Правилам 2015 можно найти следующие формы:

• опись дел, документов постоянного хранения (см. Приложение № 14 к Правилам 2015);
• опись дел, документов по личному составу (см. Приложение № 15 к Правилам 2015);
• опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (см. Приложение № 16 к Правилам 2015);
• опись дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу) (см. Приложение № 23 к Правилам 2015).

4. Форма бланка описи дел по личному составу (см. Приложение № 15 к Правилам 2015), представленная в Правилах 2015, обязывает нас указать срок хранения документов, внесенных в опись (Пример).

5. Документы по личному составу (до 10 лет хранения) в архив не передают, их хранят в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они подлежат экспертизе ценности и уничтожению в установленном порядке.

Вывод. Документы по личному составу с истекшими сроками хранения в описи по личному составу вносить не нужно. То есть можно не описывать такую категорию документов. Их уничтожают по акту, а остальной объем документов обрабатывают с учетом норм и положения Правил 2015: описывают, согласовывают на экспертной комиссии вашей организации и передают по описи в архив.