На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

До 2014 года 200 человек в нашей организации трудились во вредных условиях труда. Но с 2014 года вредность убрали. Как теперь хранить приказы об отпусках, командировках, табели учета рабочего времени таких работников до 2014 года? 50/75 лет или по новому Перечню, как не «вредников»? Некоторые сотрудники еще работают.

Ответ

В 2014 году в вашей организации произошли изменения условий труда некоторых работников.

С 01.01.2014 вместо аттестации рабочих мест по условиям труда проводится специальная оценка условий труда (далее – СОУТ) (результаты аттестации рабочих мест могли использоваться до окончания срока их действия, но не позднее 31.12.2018).

С 01.01.2020 вступили в силу поправки, внесенные Федеральным законом № 451-ФЗ[3] в Федеральный закон № 426-ФЗ. Если на рабочих местах условия труда отнесены к 1 или 2 классу, то на них оформляется декларация соответствия условий труда, которая начинает действовать только после внесения информации о ней в Федеральную государственную информационную систему (ч. 4 ст. 11 Федерального закона № 426-ФЗ). Ранее декларация считалась действительной со дня утверждения отчета о СОУТ.

Это означает, что в 2014 году вносить изменения в порядок документооборота нужно с даты подписания утверждения отчета о СОУТ, а с начала 2020 года и по настоящее время – с даты внесения результатов.

В соответствии с ч. 6 ст. 10 Федерального закона № 426-ФЗ идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов не осуществляется в отношении:

1) рабочих мест работников, профессии, должности, специальности которых включены в списки соответствующих работ, производств, профессий, должностей, специальностей и учреждений (организаций), с учетом которых осуществляется досрочное назначение страховой пенсии по старости;

2) рабочих мест, в связи с работой на которых работникам в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами предоставляются гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

3) рабочих мест, на которых по результатам ранее проведенных аттестации рабочих мест по условиям труда или СОУТ были установлены вредные и (или) опасные условия труда.

Кадровая служба должна была привести кадровую документацию в соответствие с результатами СОУТ и выполнить следующее (Алгоритм):

В вашем вопросе речь идет о двух датах:

1) отмена вредности (с 01.01.2014);

2) ведение в действие Перечня 2019[4] (с 08.02.2020).

Важной для вас как для сотрудника организации, ответственного за работу архива, будет первая дата – дата отмены вредности. Потому что сроки хранения документов по личному составу работников с вредными и опасными условиями труда с выходом нового Перечня 2019 года кардинально не изменились. И этот факт представлен в сравнительной таблице ниже (Таблица).

ТАБЛИЦА

Сроки хранения документов по личному составу работников с вредными и опасными условиями труда

Рассмотрим ситуацию, описанную в вопросе, на примере двух работников, чьи условия труда изменились (они перестали быть «вредниками»[5]), и двух видов документов.

Исходные данные:

• Иван Иванович Иванов (продолжает работать в организации);
• Петр Петрович Петров (уволился с 13.09.2016).

Трудовая деятельность указанных сотрудников отражена в:

• табелях учета рабочего времени за 2012–2016 гг.;
• приказах об очередных отпусках работников за 2012–2016 гг.

Формировать документы по личному составу «вредников» и не «вредников» надо в разные дела 

Это следует из п. 4.20 Правил 2015[6]: приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Пункт 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[7] дополняет: приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроками хранения 75 лет ЭПК или 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет). Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), группировать в отдельные дела.

Иванов И.И.

Табели учета рабочего времени Иванова И.И. должны быть сформированы в дела с табелями учета рабочего времени:

• за 2012–2013 гг. – в дела с табелями учета рабочего времени работников с вредными и опасными условиями труда (срок хранения – 50 лет);
• за 2014–2016 гг. – в дела с табелями учета рабочего времени работников (без вредных условий труда) (срок хранения – 5 лет).

Приказы об очередных отпусках Иванова И.И. должны быть сформированы в дела с приказами об очередных отпусках:

• за 2012–2013 гг. – в дела с приказами об очередных отпусках работников с вредными и опасными условиями труда (срок хранения – 50 лет);
• за 2014–2016 гг. –в дела с приказами об очередных отпусках работников (без вредных условий труда) (срок хранения – 5 лет).

Петров П.П.

Табели учета рабочего времени Петрова П.П. будут сформированы в дела с табелями учета рабочего времени:

• за 2012–2013 гг. – в дела с табелями учета рабочего времени работников с вредными и опасными условиями труда (срок хранения – 50 лет);
• за 2014–2016 гг. – в дела с табелями учета рабочего времени работников (без вредных условий труда) (срок хранения – 5 лет).

Приказы об очередных отпусках Петрова П.П. будут сформированы в дела с приказами об очередных отпусках:

• за 2012–2013 гг. – в дела с приказами об очередных отпусках работников с вредными и опасными условиями труда (срок хранения – 50 лет);
• за 2014–2016 годы – в дела в дела с приказами об очередных отпусках работников (без вредных условий труда) (срок хранения – 5 лет).

Срок хранения документов изменился 

Из-за изменения условий труда работников с 2014 года срок хранения некоторых видов документов (в нашем примере это табели учета рабочего времени работников, приказы генерального директора об очередных отпусках работников) изменился – с 50 до 5 лет.

Как определить, с какого момента необходимо исчислять срок хранения каждого документа?

Обращаем ваше внимание на то, что необходимо правильно исчислять срок хранения документов.

То есть в нашем случае срок хранения приказов генерального директора об очередных отпусках работников общества за 2014 год (год, когда вредные условия труда были отменены) начнет исчисляться с 1 января 2015 г. Таким образом, 2015 год – первый год, а затем такой расчет: 2016 год – второй год, 2017 год – третий год, 2018 год – четвертый год, 2019 год – пятый год.

Для документов, образовавшихся (и завершенных делопроизводством) в 2015 году, первым годом хранения будет 2016 год, и далее по аналогии. Из контекста вопроса мы понимаем, что СОУТ необходимо было провести в 2013 году, поскольку с начала 2014 года условия труда уже изменились.

Учитывать (и хранить) документы тех, кто работает во вредных условиях труда как «вредников», необходимо до момента (года), пока не убрали вредность (в нашем случае – до 2013 года) 

Начиная с 2014 года в штате специалистов, работающих во вредных условиях труда, не значится. Поэтому документы по личному составу, начиная с 2014 года, отражают трудовые отношения работодателя с работниками, работающими в оптимальных условиях труда. В нашем случае условия труда работников изменились с 1 января 2014 г., то есть с начала нового календарного года.

На практике условия труда работников могут меняться в течение года, например, с 12 апреля 2016 г. условия труда некоторых (не всех) работников перестали быть «вредными». В таком случае:

• 50-летний срок хранения документов работников, которые продолжают работать во вредных условиях труда, будет исчисляться с 01.01.2017;
• 5-летний срок хранения документов работников, для которых вредность была отменена, будет исчисляться с 01.01.2017.

Уничтожение документов, срок хранения которых истек 

Исходя из нашего примера указанные документы (табели учета рабочего времени и приказы генерального директора об очередных отпусках) Иванова и Петрова, заведенные в 2014 году, могут быть уничтожены в 2020 году, заведенные в 2015-м – в 2021 году, заведенные в 2016-м – в 2022 году.

Таким образом, в нашем случае в 2020 году можно уничтожить дела, в которые сформированы табели учета рабочего времени работников (без вредных условий труда) и дела с приказами об очередных отпусках работников (без вредных условий труда). Документы, касающиеся Иванова И.И. и Петрова П.П. (в нашем примере – за 2014 год), окажутся в указанных делах, подлежащих уничтожению.

В вопросе указано еще одно условие: «некоторые сотрудники еще работают». В нашем примере мы допустили, что Петров П.П. уволился 13.09.2016, а Иванов И.И. продолжает работать. Факт того, что один сотрудник уволился, а второй продолжает работать, никак не влияет на сроки хранения указанных документов.

Напоминаем, что общий порядок уничтожения документов зафиксирован в разделе 7 Методических рекомендаций к Правилам 2015.