На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел относительно таких дел, как трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2, трудовые договоры, для расчета итоговой записи? Если в графу «в том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел организации заносится только количество переходящих дел, а не количество переходящих томов, то в графу «в том числе с отметкой ЭПК» – аналогично? Как правильно отметить в графе 3 количество дел с трудовыми книжками (не уволенных) и к какой категории дел их отнести (до или свыше 10 лет)?

Ответ

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации (п. 4.15 Правил 2015[1]).

Рассмотрим шапки бланков номенклатур дел, данные в Правилах 2015.

Номенклатура дел организации дана в Приложение № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:

Номенклатура дел структурного подразделения дана в Приложении № 26 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:

Бланк итоговой записи о категориях и количестве дел приведен в Приложении № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:

Как видим, во всех формах даны разные термины.

В бланке номенклатуры дел и итоговой записи речь идет о категориях и количестве дел, в бланке номенклатуры дел структурного подразделения – о количество томов (частей).

Чтобы разобраться в определениях и понятиях, обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013[2].

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Важно, что дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ (как раз случай с трудовыми книжками).

Каждый том дела вносится в опись поединично. При этом не будем забывать, что в соответствии с Правилами 2015 том дела на бумажном носителе не должен содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Нужно руководствоваться этим положением для расчета количества томов дел всех сроков хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно).

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Если дело состоит из одного тома, то единица хранения равно дело. Если дело состоит из несколько томов, то единица хранения равно том.

Единицей хранения дело становится, когда вы вносите его в опись (то есть описываете) и каждому делу присваиваете соответствующий порядковый номер (графа № 1 описи дел).

Подтверждение этому мы находим в п. 4.32 Правил 2015.

Таким образом, в данном случае при расчете количества дел в итоговой записи к номенклатуре дел нам необходимо помнить, что в графе № 3 номенклатуры структурного подразделения необходимо указывать количество томов, заведенных по каждому делу, в том числе дел с отметкой «ЭПК».

Приложение № 26 к Правилам 2015 подтверждает данное положение, поскольку графа № 3 номенклатуры дел структурного подразделения озаглавлена как «Количество томов (частей)».

При этом в бланке этой номенклатуры есть сноска, в которой сказано, что к номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении № 25 к Правилам 2015, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу документационного обеспечения управления организации.

Исходя из вашего вопроса, скорее всего, речь идет о номенклатуре дел отдела кадров или аналогичного ему структурного подразделения.

На наш взгляд, несмотря на то что в итоговой записи мы говорим о категориях и количестве дел, на самом деле имеем в виду тома дел, заведенные в делопроизводственном году, с учетом так называемых переходящих дел (за предыдущие годы) при их наличии.

Примеры переходящих дел приведены в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3]. Среди них:

• судебные дела;
• личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
• документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
• документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон;
• дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

При этом заголовки томов дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел).

Примеры заголовков дел

Таким образом, в графе № 3 номенклатуры дел структурного подразделения нам необходимо отразить именно количество томов с учетом того, что некоторые дела будут состоять из нескольких томов. Посмотрим, как это будет отражено в номенклатуре дел структурного подразделения (Пример 1) и итоговой записи номенклатуры дел организации (Пример 2).

Приказы по личному составу

Если в графе № 3 дела с индексом 05-01 мы ставим «4», это значит, что в 2021 году было заведено 4 тома со следующими заголовками:

1. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 1

Крайние даты документов тома № 1:       11.01.2021

                                                                             30.03.2021

2. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 2

Крайние даты документов тома № 2:       05.04.2021

                                                                             30.06.2021

3. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 3.

Крайние даты документов тома № 3:       02.07.2021

                                                                             29.09.2021

4. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 4.

Крайние даты документов тома № 4:       03.10.2021

                                                                             30.12.2021.

Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».

Личные дела

Заводятся на каждого работника персонально (то есть на Иванова И.И., Петрова П.П., Сидорова С.С. и т.д.) и являются самостоятельным томом дела «Личные дела работников»[4].

Например, в организации на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года на работу были приняты шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 = 163 личных дел имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года с учетом уволенных, поскольку 8 дел уволенных сотрудников будут закрыты в 2021 году и не будут переходящими на 2022 год.

В графе Примечание делаем отметку о переходящих делах.

Трудовые договоры

Дел с индексом 05-17 было заведено два тома, то есть заполнилось трудовыми договорами два регистратора (из расчета одно дело – это приблизительно 250 листов).

Трудовые книжки каждого работника помещаются в отдельный том дела «Трудовые книжки», заголовок дела «Трудовые книжки работников» и учитываются отдельно на каждого сотрудника аналогично личным делам, поскольку они содержат информацию, которая относится к категории персональных данных.

В нашем примере на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года приняли на работу шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 – 8 = 155 трудовых книжек имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года.

Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».

Трудовые книжки работающих сотрудников в итоговой записи к номенклатуре дел организации относим к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения.