На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

ВОПРОС

Сколько необходимо хранить листы ознакомления (журналы ознакомления) с ЛНА[1] организации? Срок хранения всегда одинаковый? От чего он зависит?

ОТВЕТ

Обязательность оформления (составления) листа (журнала) ознакомления с ЛНА организации закреплена в ст. 22, 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Подготовка списка (указателя) рассылки документа в некоторых случаях является частью процесса исполнения документа. Об этом сказано в п. 7.3 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2].

Кратко рассмотрим документальное оформление процесса ознакомления работников с ЛНА организации. В этом случае целесообразно оформлять единый документ, совмещающий и функцию рассылки, и факт ознакомления сотрудников с ЛНА. Прямого запрета на такое совместное оформление в законодательстве нет.

Форма листа (журнала) ознакомления (рассылки) законодательно не установлена, поэтому организация может утвердить ее самостоятельно. Для этого следует издать соответствующий приказ об утверждении или закрепить форму в инструкции по делопроизводству.

Указатель видов документов к Перечню 2019 не содержит такого документа, как «лист (журнал) ознакомления (рассылки)». То есть этот документ не является «типовым управленческим». Определим его срок хранения.

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Факт ознакомления в таком случае будет закреплен в листе (журнале) ознакомления. Лист ознакомления (рассылки) следует поместить в дело вместе с ЛНА или распорядительным документом, утвердившим его. Следовательно, хранить лист ознакомления с ЛНА необходимо в течение срока хранения самого ЛНА или документа, его утвердившего.

Срок хранения журнала ознакомления также аналогичен срокам хранения ЛНА, указанных в нем. Однако исчисляться срок его хранения будет с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение[3].

Косвенным подтверждением того, что срок хранения листа ознакомления аналогичен сроку хранения самого ЛНА или распорядительному документу, его утвердившему, может служить ст. 5 Перечня 2019. Информация, изложенная в статье, позволяет сделать вывод, что срок хранения «проектов иных нормативных правовых актов» и «документов по их разработке и рассмотрению» (полагаем, что листы (журналы) ознакомления (рассылки) также можно отнести к этому списку) одинаков.