На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

К делу с заявлениями работников, послужившими основаниями к приказам по личному составу, были подшиты копии личных документов (свидетельства о браке, рождении детей и т.п.). Нужно ли их изымать при сдаче дела в архив? Если да, то нужно ли отражать это во внутренней описи документов дела?

Ответ

В п. 4.1 Правил 2015[1] отмечено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. В п. 4.3 Правил 2015 уточняется, что документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.

В разд. 1.1 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[2] уточнено, что экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив организации. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляют описи дел структурных подразделений: постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

То есть экспертизу ценности, научно-техническую обработку и описание документов необходимо проводить до передачи (фактической) дел на хранение в архив организации. То есть сначала следует провести полистную экспертизу, расположить документы в хронологическом порядке и с учетом возрастания нумерации приказов, пронумеровать листы в делах, оформить лист-заверитель дела и внутреннюю опись (в том случае, если вы ее оформляете).

Если штатно-списочный состав работников организации большой, то в течение года может образоваться несколько томов приказов по личному составу. Чтобы не проводить экспертизу ценности дважды, есть смысл сделать это перед сдачей в архив организации документов с длительным сроком хранения (50/75 лет).

В п. 4.21 Правил 2015 указано, что в начале дела на бумажном носителе при необходимости подшивают листы внутренней описи документов дела (см. Приложение № 27 к Правилам 2015), а в конце каждого дела – лист-заверитель дела (см. Приложение № 8 к Правилам 2015).

В ст. 434 Перечня 2019[3], где указаны документы к приказам по личному составу, под основаниями указаны докладные записки, справки, заявления. Документы, упомянутые в вопросе (свидетельства о браке, рождении детей и т.п.), в этой статье не указаны. Мы рекомендуем не включать их в дела с основаниями к приказам по личному составу. Также отметим, что в соответствии с п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»[4] после увольнения работника копии его личных документов должны быть уничтожены. То есть цель обработки персональных данных работника считается выполненной с его увольнением.