На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Можно ли принимать в архив организации копию документа, если нет его оригинала (по неизвестной причине)? Если да, то как и кем она должна быть заверена? Есть ли особенности приема копий разных видов документов: договоров, приказов и т.п.? 

ОТВЕТ

Обратимся к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015[1].

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например, так: «План мероприятий по реализации социальной программы группы предприятий и изменения к нему на 2019 год. Копии».

В п. 4.23 Правил 2015[2] указано, что лист-заверитель дела (см. Приложение № 8 к Правилам 2015) нужно составлять на отдельном листе, составитель должен подписать этот документ. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) следует отмечать в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

В тоже время необходимо помнить, что в соответствии с Правилами 2015 и Методическими рекомендациями по применению Правил 2015 в ходе отбора документов для передачи в архив организации дублетные экземпляры, черновики, незаверенные копии документов и документы с временными сроками хранения необходимо изымать из дел, проводить оформление дел, сведения о делах включать в описи дел структурного подразделения и после этого передавать дела в архив организации.

С учетом вышеизложенного можно говорить о допустимости включения в состав дел копий документов, оговорив этот нюанс в заголовке дела или в графе «Примечание» описи дел временного срока хранения (Пример 1).

Также важно понимать, что именно является копией и заверенной копией документа. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Отметку о заверении копии нужно оформлять для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Ее следует проставлять на свободном от текста месте, а при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа. Отметка о заверении копии (Пример 2) включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

Если копию документа выдают для представления в другую организацию, то отметку о заверении копии следует дополнить надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в ООО «Аметист» в деле № 4 «Договоры […]» за 2002 год») и заверить печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии можно использовать штамп.

При этом необходимо помнить, что существует такое понятие, как архивная копия. Она оформляется в случае предоставления пользователям (заявителям) информации (например, в виде информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии и пр.), то есть при исполнении поступивших запросов.

С учетом действующих норм и правил никакого специального (особого) порядка оформления и приема на хранение копийных документов (экземпляров) в пределах архивного фонда организации нет. Необходимо указать факт наличия копий каких-либо документов в оформленном научно-справочном аппарате (это, например, опись или предисловие) и передать сформированные дела в архив организации в соответствии с научно-справочным аппаратом.

В п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019[3] сказано, что документы должны принимать на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут принимать заверенные копии. С учетом того, что в государственные и муниципальные архивы документы поступают после истечения установленных сроков хранения в архивах организаций, то этой нормой могут руководствоваться и сотрудники архивов компаний (организаций).