Вопрос:

Согласно системе менеджмента качества, в подразделениях компании в номенклатуру дел вносят даже копии документов, которые выдают под подпись. Должна ли я вносить в перечень эти копии при составлении общей номенклатуры предприятия? Или в общую номенклатуру входят только оригиналы документов?

Ответ:

Номенклатура дел помогает организовать грамотное управление документооборотом и правильное формирование дел в делопроизводстве. С помощью номенклатуры распределяют документы между структурными подразделениями организации. Дела формируют с учетом следующих основных принципов:

• в одно дело включают документы с одинаковым сроком хранения;
• одно дело формируют из документов, касающихся одного вопроса, темы.

Дела, включаемые в номенклатуру дел, могут содержать копии документов. Например, это могут быть вторые экземпляры ответов на письма, копии приказов, передаваемых в структурные подразделения для сведения или для работы, копии договоров, копии положений о структурных подразделениях, копии трудовых договоров и т.д. Ряд дел, образующихся в процессе деятельности организаций, могут содержать только копии. Например, если организация участвует в судебном разбирательстве, все подлинные документы, касающиеся взаимодействия с судебными органами, включают в судебное делопроизводство. В этом случае оригиналы находятся на хранении в суде, а в организации остаются только копии.

Дела структурного подразделения, включаемые в раздел номенклатуры дел, должны отражать основные направления работы этого подразделения. Так, номенклатура дел отдела кадров содержит документы, фиксирующие отношения, возникающие между работником и работодателем, а также кадровую политику организации. К таким документам относятся как подлинники, так и копии: например, приказы по личному составу, трудовые договоры, штатные расстановки, должностные инструкции, личные дела сотрудников (если их заводят в организации; при этом в личные дела включают копии приказов, распоряжений, характеристик и т.д.), а также иные документы, обозначенные в разделах 7 и 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]. /С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации