Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Впереди длинные новогодние выходные. Большинство организаций опустеют на несколько праздничных дней, в течение которых может произойти все что угодно. В статье расскажем, как предупредить возможные проблемы, найти выход из непредвиденных ситуаций и продуктивно начать новый рабочий год.

Если организация состоит из директора, секретаря и бухгалтера и размещается в небольшом арендуемом помещении в бизнес-центре, то решать организационные вопросы во время праздничных выходных, скорее всего, будет администрация арендодателя.

Однако если в распоряжении организации находится несколько десятков, а то и сотен сотрудников, административные здания, производственные цеха, склады, котельные, электроподстанции, а также открытые площадки (например, стоянки для служебного и гостевого транспорта, места погрузки и разгрузки и т.д.), то необходимо детально продумать погружение организации в продолжительный анабиоз на каникулах с безболезненным выходом из него.

Дежурство по предприятию в выходные дни

Дежурство по предприятию актуально для крупных организаций, имеющих в своем распоряжении производственные мощности и опасные производственные объекты.

Каждый нерабочий день дежурит ответственный сотрудник из числа руководителей компании.

Ответственный дежурный должен:

– присутствовать на рабочем месте в указанный день;

– производить обход территории по определенному маршруту 2–3 раза в смену (если иное не утверждено приказом) – утром и вечером, а также решать экстренные вопросы.

Помимо ответственного дежурного, за безопасность на выходных также отвечают отдел охраны или служба безопасности. Они работают в обычном режиме.

Наша справка

ТК РФ не содержит понятия «дежурство». «Дежурство» подразумевает привлечение к работе в выходные дни. Такой режим может быть установлен работодателем только в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Рабочее время при дежурстве учитывается в порядке, установленном этими нормативными правовыми актами. Такая позиция подтверждается письмом Роструда от 17.04.2008 № 911-6-1 и письмом Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242.

Нормативные акты по поводу дежурства имеются в отношении врачей, пожарных и спасателей. Сотрудники производственного предприятия не входят ни в одну из этих категорий работников, поэтому в их отношении рекомендуем руководствоваться постановлением Секретариата ВЦСПС от 02.04.1954 № 233 «О дежурствах на предприятиях и в учреждениях» (далее – Постановление), которое действует в части, не противоречащей ТК РФ.

Согласно Постановлению привлечение к дежурствам допускается не чаще одного раза в месяц. Поэтому работников, которые привлекались к дежурству в декабре, не стоит привлекать к дежурствам в новогодние праздники. Продолжительность дежурства не может превышать нормальной продолжительности рабочего дня. Если дежурства имели место в выходные и праздничные дни, то они компенсируются предоставлением отгула в течение ближайших 10 дней.

Обратите внимание на то, что в Постановлении не указано, следует ли при привлечении к дежурству запрашивать согласие работника. Но для снижения рисков рекомендуем это сделать, особенно если работник уже привлекался к дежурству в последний месяц.

Дежурный работник выполняет обязанности, отличные от его основой работы. Их необходимо закрепить в должностной инструкции. Формулировка должна быть такой: «Работник может выполнять обязанности дежурного при установлении в организации дежурств. Во время дежурства работник выполняет обязанности, предусмотренные инструкцией ответственного дежурного».

Разработка приказа о дежурстве в выходные дни

Чтобы правильно организовать дежурство в выходные дни, необходимо разработать, издать и утвердить соответствующий приказ. Алгоритм его подготовки следующий:

Шаг 1. Составьте список ответственных дежурных. Чтобы не нарушать субординацию, их фамилии лучше узнать у руководителя. Если же руководитель составление списка поручил вам, то учтите несколько рекомендаций:

• В список предпочтительнее включить директоров по техническим и производственным направлениям или их заместителей (например, технического директора, директора по производству, директора по эксплуатации зданий и сооружений, директора по безопасности, главного механика, главного энергетика и т.д.).
• Если нерабочих дней больше, чем технических руководителей, и невозможно назначить некоторых их них дежурными несколько раз в течение выходных либо если в организации нет технических специалистов, поскольку профиль деятельности – аутсорсинговые, бухгалтерские услуги и т.п., в список можно включить главного бухгалтера, директоров по экономическому направлению, по общим вопросам, начальников отделов (названия должностей зависят от организационной структуры вашего предприятия).
• Не включайте в список ответственных дежурных руководителей высшего эшелона – учредителя компании, председателя совета директоров, генерального директора, президента и т.д. – без их личных указаний.

Ответственными дежурными предпочтительно назначать технических специалистов, у которых достаточно прав и квалификации, чтобы принимать решения в чрезвычайных ситуациях. Но если единственная обязанность ответственного дежурного – принимать/отправлять экстренные пакеты или отвечать на телефонные звонки, то можно назначить дежурными руководителей других подразделений и сотрудников более низкого ранга.

Шаг 2. Определите даты дежурств. На этом этапе необходимо предварительно опросить работников, включенных в список, чтобы узнать, кто в какой день может дежурить. Часто встает довольно щекотливый вопрос: в какой очередности опрашивать руководителей одного уровня управленческой иерархии?

Можно одновременно разослать им по электронной почте сообщения с просьбой указать желаемые даты дежурства (лучше не одну, а несколько). Если получится так, что одни даты не подойдут никому (например, 1 января), а другие – подойдут сразу нескольким руководителям, придется поговорить с ними лично и урегулировать вопрос. Согласовав даты дежурств с ответственными лицами, нужно составить соответствующий график (см. Пример 3).

Если субординация или иные обстоятельства (например, руководитель редко бывает на рабочем месте) исключают опрос по электронной почте, то нужно обойти и опросить всех лично.

Также возможен вариант авторитарного назначения, когда директор называет фамилии руководителей и даты их дежурства, не принимая во внимание желания подчиненных.

Шаг 3. Уточните адреса и номера телефонов дежурных. Узнать их можно одновременно с информацией о датах дежурства. Необходимо выяснить:

– адрес, по которому данный руководитель может находиться в день дежурства: домашний или гостевой;

– номера телефонов (городской и мобильный).

Шаг 4. Обозначьте перечень обязанностей и действий дежурного работника в той или иной ситуации – составьте соответствующую инструкцию. Задача непростая, и, строго говоря, она не входит в компетенцию секретаря. Перечень указанных обязанностей (оперативных мероприятий) лучше уточнить у начальника службы безопасности или руководителя предприятия – обязательно привлеките их к составлению инструкции (см. Пример 2).

Шаг 5. Получите письменные согласия работников, назначенных ответственными дежурными.

Шаг 6. Подготовьте приказ о дежурстве в выходные дни (Пример 1).

Ознакомить дежурных под роспись нужно как с приказом, так и с инструкцией. Следует разослать весь пакет документов (приказ с приложениями) сотрудникам, перечисленным в приказе, начальнику службы безопасности, ответственным сотрудникам отдела кадров.

Чтобы правильно организовать дежурство, кроме инструкции, нужно создать и утвердить положение об ответственных дежурных. Но это долгий и трудоемкий процесс, а праздники уже близко. Поэтому, если дежурство устанавливают в организации впервые и на разработку и утверждение положения нет времени, ограничьтесь приказом и инструкцией, которую впоследствии можно доработать.

Работа в выходные дни

Бывает, что некоторым сотрудникам необходимо выйти на работу в выходные дни. Важно заранее попросить руководителей подразделений составить списки таких сотрудников с датами их выхода на работу.

Распоряжения о вызове на работу в выходные дни должны быть зарегистрированы в канцелярии (у секретаря) организации. За 2–3 дня до выходных лучше еще раз обзвонить всех руководителей и удостовериться, что никто из них не забыл оформить документы для привлечения подчиненных к работе в выходные дни. Практика показывает, что около трети начальников об этом забывают.

Копии распоряжения о работе в выходные дни нужно разослать:

• руководителю отдела, который оформил документы для привлечения сотрудников к работе в выходные дни;
• фигурантам распоряжения;
• ответственным дежурным по предприятию;
• сотрудникам отдела безопасности (охраны), на проходную, контролерам КПП – чтобы они в нужный день пропустили на работу героев, призванных начальником и Родиной трудиться в свои законные выходные;
• сотрудникам технических служб, которые обеспечивают административные и производственные помещения предприятия электричеством, сжатым воздухом и иными ресурсами, необходимыми для нормального функционирования, ведь на большинстве предприятий принято полностью отключать ключевые технические системы в выходные дни во избежание возгораний, замыканий, утечек и иных внештатных ситуаций.

Подготовка офиса к каникулам и новому рабочему году

Многие вопросы в рамках ваших обязанностей лучше решить еще до каникул, чтобы не нервничать на выходных и в первые рабочие дни нового года:

• Закройте делопроизводственный год и заведите новые дела.
• Заведите новые журналы регистрации. Подготовьте электронные или бумажные формы журналов, которыми вы будете пользоваться с первого рабочего дня нового года. За основу возьмите уже имеющиеся журналы:

– журнал регистрации входящих документов;

– журнал регистрации исходящих документов;

– журнал регистрации приказов и др.

• Проверьте договоры, за которые отвечаете. Возможно, у некоторых из них истекает срок действия. Продлите их или заключите новые.
• Оформите доверенности для всех почтовых операторов на получение корреспонденции в новом году.
• Оформите переадресацию, если это необходимо. В противном случае с нового года часть корреспонденции, которая поступала с других адресов, может потеряться.
• Обеспечьте работников офиса всем необходимым (в зависимости от зоны вашей ответственности): питьевой водой, канцтоварами, корпоративным транспортом, обедами с доставкой в офис и т.д.

Все отделы начнут новые дела, поэтому потребуется много папок. Их количество можно рассчитать исходя из потребностей отделов и выделенных на канцелярские товары денежных средств. Новые папки понадобятся и вам.

Чтобы упростить сортировку документов, для каждого календарного года можно выбрать определенный цвет.

Если что-то не удалось приобрести до каникул, составьте заказ и договоритесь о доставке на первые рабочие дни после выходных, при необходимости внесите предоплату.

• Проведите ревизию продуктовых запасов. Осмотрите все холодильники, уберите скоропортящиеся продукты или продукты с истекающим сроком годности. Перед выходными холодильники лучше отключить или оставить включенным один из них и перенести туда все скоропортящиеся припасы. Остальные холодильники разморозьте, вымойте и отключите, оставив приоткрытыми дверцы.
• Позаботьтесь об офисных питомцах и растениях. Во многих приемных и кабинетах есть цветы, аквариумы с рыбками, которые нужно подготовить к длинным выходным. Вариантов несколько:

– Договоритесь с сотрудниками вашей компании или сотрудниками – соседями по этажу или корпусу, которые будут работать в праздничные дни, чтобы они зашли в ваш кабинет, полили цветы и покормили рыбок. Чтобы не давать посторонним людям ключи от кабинетов, где хранятся важные документы, цветы и аквариумы лучше вынести в общий холл или иное помещение с открытым доступом. Однако учитывайте условия, которые необходимы растениям или животным (температуру, освещенность и т.п.).

– Выделите время на выходных, чтобы зайти на работу, проведать и покормить животных, полить растения. Но в этом случае праздничные дни придется провести в городе – вряд ли удастся уехать к морю или навестить близких в других городах. Не исключено, что коллеги тоже захотят воспользоваться вашим присутствием в офисе и озадачат вас служебными и личными просьбами.

– Раздайте растения и животных сотрудникам отделов, если они согласятся. Конечно, этот вариант не подходит для растений в кадках и аквариумов на 200 литров.

– Поручите уход за офисными «оранжереей» и «зоопарком» ответственному дежурному. Но если это руководитель высокого ранга, то он может расценить подобные просьбы как грубое нарушение субординации. Даже если дежурный согласится, это не значит, что он, выполняя прямые обязанности, вспомнит о цветах и найдет время их полить. Будьте готовы к тому, что после каникул ваши зеленые насаждения окажутся не в лучшем состоянии.

– Если каникулы продлятся не дольше 7–10 дней и если у вас только растения, то перед уходом их нужно как следует полить и/или поставить в тазики с налитой на дно водой. Они переживут ваше отсутствие и без дополнительного полива.

Обычно прибегают к комбинированному способу – растения в больших горшках, находящиеся в кабинетах, куда запрещен доступ посторонних, обильно поливают, мелкие растения в горшках раздают по соседним отделам, сотрудники которых будут трудиться в выходные, а кормить удава приходят лично. В крайнем случае один небольшой горшок с особо ценным и капризным цветком можно отнести домой.

Искренне надеемся, что наши советы помогут вам подготовиться к длинным выходным, хорошо отдохнуть и начать новый рабочий год продуктивно.