На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В организации с одним фондом структурное подразделение должно передавать дела на архивное хранение со сдаточной описью по акту приему-передачи?

 ОТВЕТ

В соответствии с п. 4.33 Правил 2015[1] передавать дела в архив организации нужно по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период, когда в структурном подразделении подготавливают дела на бумажном носителе к передаче в архив организации, сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурного подразделения.

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов нужно проставить отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел, а также ставят свои подписи лицо, ответственное за архив, и лицо, передавшее дела. То есть оформлять факт передачи дел из структурного подразделения в архив организации актом приема-передачи нет необходимости.