В п. 5.5 Правил 2015 закреплено, что сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.

Поясним, что под сводной описью подразумевается опись, в которую включены документы всей организации в целом. При этом такая сводная опись может быть составлена как за один год (то есть каждый год отдельно), так и за несколько лет (за два, три и т.д. года). Организация может открывать и вести описи дел постоянного хранения не только сводные (в указанном выше смысле), но и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов.

Целесообразно открывать описи дел для структурных подразделений в случае сложной структуры организации и наличии различных отделов, секторов, управлений, департаментов и т.д. Иногда эти «стократные единицы» еще и территориально удалены друг от друга и от руководящей «головы».

Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку оправдано в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах, так называемого «одного номинала». Примером могут послужить лицевые счета работников промышленного предприятия, личные дела студентов высшего учебного заведения, личные дела профессорско-преподавательского состава учебного заведения, приказы по основной деятельности руководителя при большом количестве их издания.

Поэтому в лист фонда заносят описи, которые открыты и ведут в организации. Отметим, что документы временного хранения не подлежат полной научно-технической обработке, а значит их можно не описывать.

Лист фонда (Пример) входит в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации, его составляют на каждый архивный фонд. В нем учитывают все описи дел, документов фонда.

ПРИМЕР

Лист фонда

В соответствии с п. 3.9 Правил 2015 лист фонда составляют на каждый архивный фонд. В нем учитывают все описи дел, документов фонда. Лист фонда можно пересоставить только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. Если решено пересоставить документ, то ранее действовавший лист фонда помещают в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делают отметку «Лист пересоставлен», указывают дату пересоставления, должность и подпись составителя.

В п. 3.1 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[3] указано, что основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

• годовой раздел описи дел (см. приложения № 14 – 18 к Правилам 2015);
• акт приема-передачи архивных документов на хранение (см. приложение № 20 к Правилам).

В п. 3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются:

• описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;
• номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел сводной описи дел, документов организации;
• акт о технических ошибках в учетных документах (см. приложение № 4 к Правилам 2015);
• акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (см. приложение № 5 к Правилам 2015);
• акт об утрате документов (см. приложение № 6 к Правилам 2015);
• акт приема-передачи архивных документов на хранение (см. приложение № 20 к Правилам 2015);
• акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (см. приложение № 21 к Правилам 2015);
• акт о неисправимых повреждениях архивных документов (см. приложение № 22 к Правилам 2015).

В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (см. п. 3.11 Правил 2015, приложение № 19 к Правилам 2015). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел. Опись дел, состоящую из нескольких томов, учитывают в реестре описей как одну опись.