- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
Можно ли вести в одном фонде годовые разделы описей дел по личному составу по видам документов? Как учитывать описи дел подразделений?
На вопрос отвечает
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
Можно ли вести в одном фонде описи дел по личному составу (годовые разделы) раздельно по видам документов: например, опись дел по личному составу (приказы по кадрам и основания к ним), опись дел по личному составу (личные дела), опись дел по личному составу (лицевые карточки) и т.д. При таком разделении у всех описей должен быть номер 1? И где необходимо учитывать описи дел структурных подразделений?
ОТВЕТ
В соответствии с п. 2.11 Правил 2015[1] единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии с определенными признаками (Таблица).
Отметим, что согласно п. 4.11 Правил 2015 экспертизу ценности документов следует проводить ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляют описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу[2], на основе которых в архиве организации составляют годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.
В п. 5.5 Правил 2015 закреплено, что сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.
Поясним, что под сводной описью подразумевается опись, в которую включены документы всей организации в целом. При этом такая сводная опись может быть составлена как за один год (то есть каждый год отдельно), так и за несколько лет (за два, три и т.д. года). Организация может открывать и вести описи дел постоянного хранения не только сводные (в описанном выше смысле), но и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов.
Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку оправдано в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах (то есть документов так называемого «одного номинала»). Если при проведении научно-технической обработки и описании документов вы решили в пределах одного архивного фонда открыть несколько описей (как постоянного хранения, так и по личному составу), то в предисловии к описи дел вы можете оговорить наличие, номер, название и, следовательно, принцип открытия описей. В Примере предисловия к описи дел указаны описи, открытые по номинальному (видовому) признаку документов, включенных в конкретную опись.
В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 3.11. Правил 2015, приложение № 19). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел.
При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, при оформлении первых годовых разделов на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива, ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй – описи дел по личному составу, третий – описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации, для их учета могут заводиться отдельные описи.
В соответствии с п. 3.11 Правил 2015 при наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей. Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.
В реестр описей вносятся изменения при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. То есть в пределах одного фонда не может быть несколько описей с одинаковыми номерами, и в Примере предисловия к описи мы это обозначили.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] См. Приложения № 23, 24 к пп. 4.11, 4.31 Правил 2015.
Можно ли вести в одном фонде годовые разделы описей дел по личному составу по видам документов? Как учитывать описи дел подразделений?
На вопрос отвечает
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
Можно ли вести в одном фонде описи дел по личному составу (годовые разделы) раздельно по видам документов: например, опись дел по личному составу (приказы по кадрам и основания к ним), опись дел по личному составу (личные дела), опись дел по личному составу (лицевые карточки) и т.д. При таком разделении у всех описей должен быть номер 1? И где необходимо учитывать описи дел структурных подразделений?
ОТВЕТ
В соответствии с п. 2.11 Правил 2015[1] единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии с определенными признаками (Таблица).
Отметим, что согласно п. 4.11 Правил 2015 экспертизу ценности документов следует проводить ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляют описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу[2], на основе которых в архиве организации составляют годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.
В п. 5.5 Правил 2015 закреплено, что сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.
Поясним, что под сводной описью подразумевается опись, в которую включены документы всей организации в целом. При этом такая сводная опись может быть составлена как за один год (то есть каждый год отдельно), так и за несколько лет (за два, три и т.д. года). Организация может открывать и вести описи дел постоянного хранения не только сводные (в описанном выше смысле), но и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов.
Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку оправдано в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах (то есть документов так называемого «одного номинала»). Если при проведении научно-технической обработки и описании документов вы решили в пределах одного архивного фонда открыть несколько описей (как постоянного хранения, так и по личному составу), то в предисловии к описи дел вы можете оговорить наличие, номер, название и, следовательно, принцип открытия описей. В Примере предисловия к описи дел указаны описи, открытые по номинальному (видовому) признаку документов, включенных в конкретную опись.
В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 3.11. Правил 2015, приложение № 19). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел.
При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, при оформлении первых годовых разделов на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива, ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй – описи дел по личному составу, третий – описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации, для их учета могут заводиться отдельные описи.
В соответствии с п. 3.11 Правил 2015 при наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей. Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.
В реестр описей вносятся изменения при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. То есть в пределах одного фонда не может быть несколько описей с одинаковыми номерами, и в Примере предисловия к описи мы это обозначили.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] См. Приложения № 23, 24 к пп. 4.11, 4.31 Правил 2015.
- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам
