На вопрос отвечает

Е.П. Заверткина, помощник генерального директора.

ВОПРОС

Как впервые разобраться в отправке документов курьером? Принесли 500 листов на отправку. Тяжело нести, готова отправить с курьером. И не знаю, есть такие полномочия у меня и как это в принципе делается?

ОТВЕТ

Судя по вопросу, договор с курьерской компанией у вашей организации не заключен. А документы необходимо доставить по городу, если речь идет о том, что «тяжело нести».

Да, секретарь может осуществлять доставку корреспонденции по городу посредством курьерской службы.

Задача значительно упрощается, если у вас со службой доставки заключен договор. Порядок оформления доставки по городу ничем не отличается от правил междугородной пересылки.

Без договора отправка тоже возможна, но при этом необходимо учитывать несколько факторов:

1. Найти надежную компанию (документы утратить недопустимо).

2. Решить вопросы с оплатой:

– убедиться, что запрошенная курьерской компанией сумма приемлема для вашей организации;

– оплата будет осуществляться при отправке, поэтому позаботьтесь о том, чтобы нужная сумма была в наличии. Оплата перечислением возможна, но надо понимать, что процедура доставки будет запущена экспресс-службой только после факта оплаты. Драгоценное время может быть упущено. Тем более если ваш клиент ждет документы «прямо сейчас».

3. Обязательно получить документы, подтверждающие услуги и оплату:

– накладную квитанцию при оформлении заказа (Пример);

ПРИМЕР

Накладная при оформлении заказа

– кассовый чек, счет-фактуру, акт выполненных работ – досылкой от курьерской компании.

 4. При разовой отправке договор можно не заключать (но тогда нужно очень внимательно отнестись к критерию надежности).