Вопрос:

Прочитала, что в делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры входящих и исходящих писем. В каком нормативном документе об этом сказано?

Ответ:

Об этом можно прочитать, например, в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – МР по применению Правил 2015).

Входящее письмо само по себе может быть копией (например, скан письма, присланный по электронной почте). С поставленной при приеме отметкой о поступлении такое письмо становится подлинником. Под копией исходящего документа подразумевается визовый экземпляр – второй экземпляр письма, созданный не на бланке, а на обычном листе бумаги, но содержащий подлинные визы и собственноручную подпись руководителя.

В дело допускается помещать копию документа в случае, если требуется изъять подлинник. При этом вместо подлинника следует вложить в дело лист-заместитель, оформленный в соответствии с п. 9.4 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), а также заверенную копию изъятого документа, оформленную в соответствии с п. 9.12 Примерной инструкции. Обычная копия не имеет юридической, следовательно, и доказательной силы. /Е.Н. Кожанова