На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Мы являемся филиалом. Положение об оплате труда утверждала головная организация, но в процессе экспертизы ценности документов выяснилось, что оно является оригиналом. Документ уже не действующий.

Сколько мы должны его хранить согласно ст. 294 Перечня 2019[1] – по подпункту а) или б)? Имеем ли мы право его уничтожить по подпункту б) в других организациях, даже если это оригинал? Выяснить, существует ли в головной организации аналогичный экземпляр не представляется возможным. Сомнения также в формулировке «в других организациях», поскольку мы не являемся другой организацией и юридическим лицом.

Ответ

В п. 2.3 Правил 2015[2] сказано, что архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации, состоит из:

• части документального фонда, включающей документы Архивного фонда Российской Федерации;
• документов по личному составу;
• документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенных в учетные документы архива.

Федеральный закон № 125-ФЗ[3] определяет архивный фонд как совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В п. 2.9 Правил 2015 определено, что архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда.

Теперь определимся с такими понятиями, как филиал и представительство.

Определение принадлежности документов к конкретному архивному фонду основывается на следующих принципах[4]:

• принадлежность документов к архивному фонду организации определяется по содержанию документов, реквизитам бланка, подписям, адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение;
• входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которой они получены;
• копии исходящих документов относятся к архивному фонду той организации, в которой созданы документы;
• внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, в которой они созданы;
• дела, начатые в одной организации, а законченные в другой, относятся к фонду последней.

Документы организации, как правило, образуют один архивный фонд. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

• до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатной численности организации, если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
• до и после изменения территориальных границ деятельности организации, если это не повлекло за собой коренного изменения ее статуса;
• в случае смены учредителя, если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации.

Архивные документы организации составляют единый архивный фонд в случае временного прекращения деятельности организации, а затем ее восстановления с теми же функциями.

Архивные документы организации относятся к разным архивным фондам:

• в случае изменения собственника имущества организации, в том числе если смена собственника имущества организации связана со сменой учредителя;
• при расширении или сужении прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее статуса и создание новой организации.

Вывод

С учетом вышеизложенного можно сделать вывод, что архивные документы филиала являются составной частью единого архивного фонда организации и должны быть включены в его состав.

Положение об оплате труда – локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации или иным должностным лицом, уполномоченным на это.

Действительно, в Перечне 2019, в ст. 294 есть дифференциация. Но в вашем случае правильнее и целесообразнее Положение об оплате труда оформить должным образом и включить в опись дел постоянного хранения филиала (то есть вашей организации).

И в заключение напоминаем, что не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании просмотра заголовков дел. То есть речь идет о целесообразности проведения полистной экспертизы документов, в результате которой устанавливается подлинность и оригинальность документа.