- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
- внутреннего запроса (заявления);
- служебной записки.
Вопрос о выдаче дел во временное пользование: запросы социально-правого характера обязаны исполнять именно в подразделениях?
На вопрос отвечает
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
В архиве организации хранятся документы временного хранения и по личному составу. Обязан ли ответственный за работу архива выдавать архивные справки, копии и выписки в целях исполнения запросов? Можно ли во внутреннем документе, который регламентирует работу архива, описать порядок выдачи дел только во временное пользование подразделениям для исполнения именно ими запросов социально-правого характера?
ОТВЕТ
Формы использования документов архива организации закреплены в п. 5.7 Правил 2015[1] (Схема 1).
Согласно п. 5.2 Методических рекомендаций к Правилам 2015[2] архив организации осуществляет информационное обеспечение работников организации в соответствии с установленным порядком, который должен быть закреплен в локальных нормативных актах.
Перечислим формы, в которых архив исполняет запросы руководителей организации и структурных подразделений в соответствии с тематикой запроса (Схема 2). Если необходимо, в архиве составляют аннотацию (краткое содержание) документа.
КАК ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА АРХИВ СОЗДАТЬ ТЕМАТИЧЕСКУЮ ПОДБОРКУ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ?
1. Расположить копии в логической последовательности.
2. Приложить к подборке титульный лист.
3. Если нужно, приложить к подборке историческую справку, перечень и другие материалы.
Архив исполняет запросы работников организации на основании:
При оформлении документов рекомендуем соблюдать требования, установленные к оформлению внешнего запроса пользователя в отношении запрашиваемых сведений (см. п. 5.1 Методических рекомендаций к Правилам 2015). Перечень, письмо, справку, которые составили в архиве и впоследствии будут использовать внутри организации, должен подписать руководитель архива.
Целесообразно, чтобы сотрудник архива (с соответствующими обязанностями, закрепленными в должностной инструкции) только выдавал дела во временное пользование, а исполняли запросы социально-правого характера именно в подразделениях. Оперативность и эффективность такой выдачи и использования документов значительно увеличивается, если есть полноценный и информативный научно-справочный аппарат. При этом важно, чтобы сотрудник архива организации прекрасно ориентировался в делах, хранящихся в архиве, без труда выдавал дело, в котором будут ответы на поставленные вопросы. Такое разделение особенно эффективно, если архив организации хранит значительные по объему и хронологии документальные фонды.
Графическое представление исполнения запросов пользователей приведено в Схеме 26 из Приложения № 4 к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015.
Извлечение
из Методических рекомендаций по применению Правил 2015
Приложение № 4
[…]
[1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
- внутреннего запроса (заявления);
- служебной записки.
Вопрос о выдаче дел во временное пользование: запросы социально-правого характера обязаны исполнять именно в подразделениях?
На вопрос отвечает
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
В архиве организации хранятся документы временного хранения и по личному составу. Обязан ли ответственный за работу архива выдавать архивные справки, копии и выписки в целях исполнения запросов? Можно ли во внутреннем документе, который регламентирует работу архива, описать порядок выдачи дел только во временное пользование подразделениям для исполнения именно ими запросов социально-правого характера?
ОТВЕТ
Формы использования документов архива организации закреплены в п. 5.7 Правил 2015[1] (Схема 1).
Согласно п. 5.2 Методических рекомендаций к Правилам 2015[2] архив организации осуществляет информационное обеспечение работников организации в соответствии с установленным порядком, который должен быть закреплен в локальных нормативных актах.
Перечислим формы, в которых архив исполняет запросы руководителей организации и структурных подразделений в соответствии с тематикой запроса (Схема 2). Если необходимо, в архиве составляют аннотацию (краткое содержание) документа.
КАК ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА АРХИВ СОЗДАТЬ ТЕМАТИЧЕСКУЮ ПОДБОРКУ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ?
1. Расположить копии в логической последовательности.
2. Приложить к подборке титульный лист.
3. Если нужно, приложить к подборке историческую справку, перечень и другие материалы.
Архив исполняет запросы работников организации на основании:
При оформлении документов рекомендуем соблюдать требования, установленные к оформлению внешнего запроса пользователя в отношении запрашиваемых сведений (см. п. 5.1 Методических рекомендаций к Правилам 2015). Перечень, письмо, справку, которые составили в архиве и впоследствии будут использовать внутри организации, должен подписать руководитель архива.
Целесообразно, чтобы сотрудник архива (с соответствующими обязанностями, закрепленными в должностной инструкции) только выдавал дела во временное пользование, а исполняли запросы социально-правого характера именно в подразделениях. Оперативность и эффективность такой выдачи и использования документов значительно увеличивается, если есть полноценный и информативный научно-справочный аппарат. При этом важно, чтобы сотрудник архива организации прекрасно ориентировался в делах, хранящихся в архиве, без труда выдавал дело, в котором будут ответы на поставленные вопросы. Такое разделение особенно эффективно, если архив организации хранит значительные по объему и хронологии документальные фонды.
Графическое представление исполнения запросов пользователей приведено в Схеме 26 из Приложения № 4 к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015.
Извлечение
из Методических рекомендаций по применению Правил 2015
Приложение № 4
[…]
[1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам