На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Подскажите, какую статью по Перечню 2019 можно применить к сводным ведомостям успеваемости обучающихся?

Ответ

Для того чтобы определить сроки хранения для начала установим, на какие нормативные правовые и методические документы нам ориентироваться и каков их статус (действующие/отмененные). Это необходимо сделать еще и по потому, что в настоящий момент ведомственный перечень для такой большой, в масштабах страны, отрасли, как «образование», еще не вступил в действие. Это означает, что научные и образовательные организации (научно-исследовательские, высшие, средние специальные, общеобразовательные, дополнительного образования) при составлении индивидуальных номенклатур дел и определении сроков хранения документов, особенно специфической для образовательной учебной отрасли, испытывают сложности, так как просто не находят «своих» документов в действующих перечнях и методической базе.

Под сводной ведомостью успеваемости студентов будем понимать справочно-информационный документ, в который заносятся специальность, курс, группа, фамилия и инициалы студентов, обучающихся и результаты их успеваемости за текущую экзаменационную сессию. То есть это прежде всего не только документ для статистического учета, это отчетный документ с персональными данными учащихся.

Перечислим документы важные для нас:

1. Приказ Министерства просвещения СССР от 30.12.1976 № 176 «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения» (далее – Перечень 1976; приказ Министерства просвещения РФ от 15.04.2021 № 175 «О признании не действующим на территории Российской Федерации приказа Министерства просвещения СССР от 30 декабря 1980 г. № 176 "О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения"»).
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019).

С учетом представленной выше информации можем сделать вывод, что такие документы, как сводные ведомости успеваемости обучающихся, являются документами временного срока хранения. Абсолютно подходящего заголовка в перечнях прошлого периода, да и в Перечне 2019, мы не найдем. Поэтому в условиях отсутствия актуального перечня с указанием сроков хранения для учреждений образования и анализируя виды документов и сроки хранения, представленные выше, рекомендуем вам закрепить срок хранения в протоколе заседания ЭК вашей организации. В номенклатуре дел отразить эту ситуацию можно следующим образом.