Номенклатуру дел закрывают не раньше нового календарного года, чаще – в середине января. Все дела должны быть закрыты, а все документы отнесены к своим папкам, чтобы можно было посчитать точное количество единиц хранения каждого дела.

Чтобы закрыть номенклатуру дел, секретарь должен работать исключительно с номенклатурой дел прошлого года.

Перечень действий по закрытию номенклатуры приведен в Схеме.