Основной из задач секретаря в офисе является коммуникация с людьми. Это и сотрудники, и представители сторонних организаций, и семья руководителя… Список можно продолжать бесконечно. Сейчас многие специалисты говорят о том, что хороший секретарь обязательно должен быть мастером коммуникации, иначе может пострадать не только его работа, но и нервная система.

При этом важно понимать, что общение не всегда сводится к болтовне за чашкой чая или обсуждению рабочих моментов – в офисе практически любой компании можно столкнуться с конфликтами, сплетнями, интригами. И секретарю или личному помощнику порой как никому другому необходимо знать правила поведения в подобных ситуациях, уметь грамотно их обходить и защищать свои рабочие и личные интересы.

Одним из самых неприятных явлений офисной жизни являются интриги. Большинство психологов и специалистов по работе с персоналом констатируют, что интриги есть в любом коллективе. Это неотъемлемая часть жесткой конкурентной борьбы, которая царит в современном обществе.

Что подразумевается под этим термином? Словари дают нам определения наподобие «происки во вред кому-либо» или «способ достижения цели путем манипуляции другими людьми». В общем, понятно: кто-то делает кому-то гадости с целью получения выгоды. Кстати, эти гадости зачастую делаются втайне. Таким образом им гораздо сложнее противостоять.

Возникновение интриг: жертвы и причины

По данным тех же специалистов, чаще всего жертвами интриг становятся новые сотрудники и руководители среднего звена. Ничего удивительного в этом нет: «подсиживать» генерального директора вряд ли кто-то решится. а вот на должность руководителя отдела могут претендовать сразу несколько коллег, и они не всегда конкурируют честно. Новички же в коллективе привлекают к себе всеобщее внимание, особенно если «с порога» развивают активную деятельность. Кроме того, есть и объективные основания для того, чтобы невзлюбить новичка: очень часто специалист приходит на аналогичную должность, но зарплата у него выше, чем у старожилов. Казалось бы, если сотрудников возмущает такое положение дел, нужно обратиться к руководителю и решить вопрос оплаты своего труда, а не вымещать недовольство на новом коллеге. На самом же деле разговоры о повышении заработной платы всегда стресс для работника, и далеко не каждый может на них решиться.

Разговоры о чужой заработной плате являются нарушением политики конфиденциальности. Мы не будем рассуждать сейчас, откуда все-таки просачиваются подобные сведения и почему они становятся всеобщим достоянием, несмотря на законы и подписанные работниками соглашения о неразглашении. Оставим это на совести трудящихся и будем продолжать разбираться с причинами нелюбви сотрудников друг к другу и возникновения интриг в офисе.

Итак, под ударом оказываются новички и руководители подразделений. Здесь все понятно: вопрос денег – один из самых острых для любого сотрудника. И дело здесь не только в самом материальном вознаграждении, но и в том, что размер заработной платы – самый простой идентификатор оценки деятельности работника, его важности для компании, признания заслуг. Человеку важно чувствовать, что его труд ценят. И здесь недостаточно грамот и похвал, необходимо также материальное поощрение. Именно поэтому борьба за повышение в должности или заработной платы является одной из основных причин офисных интриг.

Однако не все так просто – увы, борьбой за деньги и власть все не ограничивается. Очень часто интриги возникают там, где сотрудникам нечем заняться. Именно скука является одной из причин их возникновения. В коллективе, где у сотрудников свободного времени больше, чем работы, это явление не редкость. Судите сами: дружба против кого-то завязывается очень легко. И вот скучающему работнику всегда есть с кем и о чем поболтать. Кроме того, участие в интригах заставляет человека включать фантазию и воображение, скажем, «напрягать извилины» в поисках способа навредить «врагу». А это сразу делает жизнь более насыщенной и интересной.

В этом случае под удар попадают те коллеги, которые вызывают зависть у сотрудников. Причины могут быть совершенно разными: хороший брак, приятная внешность, дружеские отношения с начальством. К сожалению, никто из нас даже в самый тяжелый период своей жизни не застрахован от того, что ему будут завидовать. Люди ведь не знают, что на самом деле происходит в вашей жизни и как не просто вам бывает хорошо выглядеть изо дня в день.

А может и не быть никаких причин. Просто один сотрудник невзлюбил другого и начал строить против него козни. Многие ошибочно полагают, что это явление встречается исключительно среди женщин. Якобы одна женщина всегда найдет, за что не любить другую. А среди мужчин, напротив, царят взаимопонимание и солидарность. Конечно, это совсем не так. Одного человека может просто так без всякой на то причины раздражать другой человек. То есть причина, конечно, есть, но кроется глубоко в подсознании. Если вы понимаете, что вас не любят просто так, без объективных причин, следует вспомнить стратегии поведения в конфликтных ситуациях и перевести этот скрытый конфликт в открытый. Как правило, после открытых споров отношения между людьми налаживаются. Если же этого не случилось, то, по крайней мере, вы будете знать, относится ли человек к вам действительно предвзято или это ваши домыслы. Также в ссоре можно узнать и истинную причину такого отношения.

Причем здесь секретарь?

Если ориентироваться на приведенные данные, у представителей нашей профессии крайне мало шансов оказаться жертвами интриг. Ведь в традиционном смысле мы исключены из конкурентной борьбы с другими сотрудниками. Секретаря не сделают начальником отдела продаж, его не отправят на обучение раньше, чем других менеджеров. То есть на обучение отправят, но к работе отдела это не имеет никакого отношения. Почему же многие сотрудники так активно интригуют именно против секретаря?

Дело, конечно, в близости к руководителю. Посмотрите вокруг: кто постоянно общается с вашим руководителем? Кто может зайти к нему в кабинет без предупреждения? Или просто посидеть с ним утром за чашкой чая и поболтать ни о чем? Список таких людей очень короткий. И секретарь в него, конечно же, входит. Собственно, «доступ к телу» руководителя является одним из основных преимуществ нашей профессии. И те сотрудники, которые подозревают, что секретарь имеет большое влияние на своего шефа, частенько оказываются правы.

Второй причиной может быть то, что секретарь постоянно находится в центре внимания всех сотрудников. В крупном холдинге люди могут годами работать и даже не видеть друг друга, но секретарей руководителей знают все. То есть для многих мало знакомых друг с другом людей вы являетесь общей темой для разговора.

И совершенно банальной с точки зрения возникновения интриг является ситуация, когда у одного руководителя два помощника (или больше). Здесь встречаются: и профессиональная ревность, и трудности с грамотным распределением нагрузки и обязанностей, и желание быть ближе к руководителю, чем коллега. Там, где двое делят один участок работы, поводов для ссор может быть множество. Прибавьте к этому еще очень высокую самооценку многих помощников руководителей (объективно – заслуженную), и вы получите очень непростую ситуацию. Кроме того, многие секретари и помощники руководителей по своей натуре не склонны работать в команде. Это нормально, ведь наша профессия зачастую предполагает лишь временное объединение с кем-либо для решения конкретной задачи. Как только задача решена, команда распадается. Вряд ли это можно назвать недостатком, скорее, это специфика профессии.

Поэтому ситуация, когда два помощника работают с одним руководителем, лично мне представляется крайне сложной. Для того чтобы в такой ситуации не возникало конфликтов, нужны два идеальных секретаря, одинаково ответственно выполняющих свои обязанности, а также идеальный руководитель, который не выделяет ни одного из помощников, со всеми общается одинаково, зарплату повышает одновременно и ненавидит интриги и сплетни.

Безусловно, такие помощники и руководители существуют. Вот только совпадение в одной задаче всех заданных условий встречается крайне редко. И если вопросы с заработной платой, обучением и прочим материальным стимулированием решить достаточно просто, то в том, что касается распределения обязанностей, есть масса трудностей. Все гораздо проще, когда каждый из помощников отвечает за определенный участок работы. На практике такая ситуация почти невозможна. Наличие нескольких помощников у одного руководителя обусловлено необходимостью подменять друг друга, ненормированным рабочим днем и большим количеством задач. Так как эти задачи пересекаются, не всегда можно понять, кто за что отвечает, и кто виноват в том, что задача не выполнена. Значит, будут и обсуждения с сотрудниками, и жалобы, и даже доносы руководителю. В общем, козни очень вероятны.