Я не знаю ни одного человека, кто любил бы сообщать плохие новости. Возможно, дело в страхе, который передается нам из поколения в поколение: из уроков истории мы знаем, что в древности гонца с дурными вестями убивали. Времена изменились: за плохие новости головы нас не лишат, но неприятный осадочек все равно останется. Что же делать, если в рабочем процессе что-то пошло не так и об этом нужно сообщить боссу?

Как любят повторять коучи, проблем не существует – есть только возможности. Если придерживаться такой точки зрения, то сообщение о неприятностях в работе не должно вызывать ни у кого отрицательных эмоций. К сожалению, не все мы обладаем высоким эмоциональным интеллектом и способностью спокойно и рационально реагировать на сложности. Поэтому давайте разберемся, как вести себя секретарю и помощнику, когда на горизонте появилась неприятная для руководителя новость.

Сначала спросите себя: а точно ли ВЫ должны преподносить такую информацию? Не входит ли это в обязанности другого человека? Например, у вас сорвался крупный заказ. Обслуживание клиентов и заключение договоров не входит в зону ответственности секретаря или помощника, поэтому сообщить о провале должен менеджер, отвечающий за это направление. Для того чтобы правильно донести информацию, вам нужно разобраться в ней на 100 %, суметь ответить на все возникающие вопросы, рассказать предысторию проблемы и т.д. Сможете ли вы это сделать в данной ситуации? Очень сомневаюсь. А если кто-то из коллег просит сообщить неприятную новость вместо него (оперируя фразой «ну ты же помощник»), смело отказывайте такому сотруднику. Это как минимум – непрофессионально, а как максимум – неэтично. Поехали дальше.

Если вы все-таки уверены, что новость касается вашей сферы ответственности, тщательно подготовьтесь к разговору. Вот основные моменты, на которые следует обратить внимание.

О.М. Зимина,
помощник директора