Начинающие ассистенты и секретари испытывают стресс, когда речь заходит об отпуске и передаче дел другому сотруднику. Я была такой же: в первые два года работы помощником пахала без остановки. Это казалось правильным решением, потому что в голове сидели страхи: заместители не справятся с моими заданиями; никто не знает, как выполнять мои обязанности правильно; а вдруг меня заменят, пока я буду отсутствовать. Знакомо?

К счастью, вместе с опытом пришло и избавление от этих страхов. Ключом к беззаботному отдыху стала организованность. Поэтому давайте обсудим, что делать, чтобы не испытывать тревоги ни перед, ни во время отпуска.

Для начала отметим, что отпуск – это не прихоть, а доказанная потребность работающего человека. То есть не отдыхать НЕЛЬЗЯ. Даже если спать по 8–9 часов в сутки и не работать по выходным, через пару-тройку месяцев организм будет чувствовать себя истощенным. Прежде всего – ваш мозг. Поэтому 28 календарных дней в году находитесь вне офисной рутины, восстанавливайте силы и энергию. Такие перерывы спасут вас от выгорания на рабочем месте.

Предупрежден – значит вооружен

Первое, что вы должны сделать, – не забыть предупредить босса о вашем отпуске. Напомните ему об этом за месяц, а лучше за два, чтобы для него это не было неожиданностью.

Несколько лет назад мы с коллегой решили, что не будем дразнить шефа разговорами об отпуске. В голову сразу пришел другой способ. В приемной мы повесили на стену календарь трио. На нем заранее цветом выделяем дни рождения коллег и периоды своих отпусков. Таким образом, убиваем сразу двух зайцев. Каждый день при входе в приемную шеф видит эти «яркие» дни и понимает, что в ближайшие месяцы мы либо что-то празднуем, либо кто-то из нас будет отсутствовать.

Предупредить проще, чем лечить

Если вы или ваши коллеги пренебрегаете отдыхом и откладываете свой отпуск на потом, то рискуете либо никогда не воспользоваться этим правом и потерять его (вместе с рабочим местом), либо заработать себе какой-нибудь физический или психический недуг, что еще хуже.

Совет для руководителей компаний

Обязательно напоминайте работникам своей организации о количестве не использованных ими отпусков. Будет лучше, если вы еще и обяжете сотрудника израсходовать указанные дни до определенного периода. Как вариант – отправляйте подобную рассылку раз в квартал или полугодие:

Уважаемый Александр Константинович!

На 01.07.2021 у вас в распоряжении имеются 35 дней ежегодного оплачиваемого трудового отпуска, которые необходимо использовать до 31.12.2021. Указанные дни не будут перенесены и не могут быть использованы в следующем календарном году.

С уважением, отдел кадров

Уехал директор – отдохнули все

Секретарей и ассистентов часто отправляют в отпуск в те же периоды, что и их начальников. Хороший ход, если вам как работнику не принципиально, в какой месяц отдыхать (чего не скажешь о сотрудниках, у которых муж или жена – бюджетники с негибким графиком отпусков или есть дети-школьники с непереносимыми каникулами). И вот почему: значительная часть вашего функционала замораживается (руководителя ведь тоже нет на месте), поэтому в разы проще подготовить коллег к своему личному отсутствию. А это, как вы понимаете, большой плюс. Так что если у вас ЕСТЬ шанс совместить свой отдых с отпуском босса, обязательно его используйте.

О.М. Зимина,
помощник директора