В статье рассмотрим сложные случаи при обращении с приказами и распоряжениями по основной деятельности: особенности оформления, деления на категории, оперативного и долговременного хранения.

1. В компании действуют и приказы, и распоряжения, но нигде не зафиксировано, когда какой документ издается

Исполнитель не может выбирать вид документа по принципу «больше нравится». У каждого вида и разновидности должно быть установленное целевое назначение.

Определить ситуации издания того или иного документа можно, например, в инструкции по делопроизводству организации, в подразделе «Распорядительные документы» раздела «Особенности оформления отдельных видов документов». В локальном нормативном акте (далее – ЛНА) устанавливаются определения документов и описываются конкретные ситуации их издания (Пример 1).

Таким образом, из ЛНА должно быть понятно, в какой ситуации использовать приказ, а в какой – распоряжение.

2. Распоряжения создаются по упрощенной форме

Структура распоряжения отличается от структуры приказа. Это установлено п. 3.29 Примерной инструкции по делопроизводству[1]. У распоряжений может вовсе не быть преамбулы (констатирующей части текста), а если она есть, то от распорядительной части отделяется двоеточием, а не словом «приказываю» или каким-либо другим.

Правила оформления распоряжений устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации вместе с правилами оформления приказов по основной деятельности.