Из статьи вы узнаете общие принципы и подходы к грамотному выстраиванию организационной структуры подразделений делопроизводства на предприятии и поймете, как рассчитать годовой объем документооборота и число работников, необходимых для выполнения определенного количества работ.

В ежедневных реалиях стало привычным видеть на предприятии секретаря, делопроизводителя, помощника руководителя, архивиста в одном лице. Связано это с тем, что нас окружают мелкие организации и индивидуальные предприниматели, зачастую являющиеся однодневками. Они не ставят перед собой каких-либо долгосрочных задач, только сиюминутное извлечение максимальной прибыли при минимальных вложениях. Такие организации всегда экономят на отделе документационного обеспечения управления (далее – ДОУ).

Но существуют и крупные организации, где отделы ДОУ имеют свою структуру – делятся на секторы, бюро, которые выполняют функции согласно своему предназначению и в которых придается большое значение ведению делопроизводства.

Расскажем, какие бывают структуры ДОУ, и что нужно учитывать, если стоит задача создать отдел ДОУ с нуля.

В Схеме 1 представлены шесть факторов, влияющие на структуру и численный состав отдела ДОУ (канцелярии).

Рассмотрим каждый фактор подробно.

1. Профиль деятельности организации

Этот фактор оказывает косвенное влияние на структуру и численность отдела ДОУ. Так, например, предприятия технического профиля – заводы, проектные, исследовательские, конструкторские организации – предполагают наличие конструкторского и технологического архивов, архива научных разработок и т.д. Но эти архивы могут входить в состав не службы ДОУ, а конструкторского и технологического отделов, а также подразделения, занимающегося множительными работами, поскольку чертежи и спецификации нужны на каждом рабочем месте, а компьютеризированы рабочие места пока еще далеко не все.

На небольших же предприятиях, которые не являются наукоемкими производствами и не оперируют большими объемами и разнообразными видами технической и организационной документации, должности делопроизводителя (секретаря) может не быть вовсе. Его обязанности может исполнять бухгалтер или кадровик, поэтому там о какой-либо структуре или штатной численности отдела ДОУ речь не идет в принципе.

2. Структура и численность предприятия

Два одинаковых по численности предприятия могут иметь резко отличающиеся по численности и структуре отделы ДОУ. Но все же вероятность того, что отдел ДОУ будет более многочисленным у крупного предприятия с разветвленной структурой, гораздо выше, чем у мелкого, с примитивной структурой.

3. Степень цифровизации и автоматизации системы ДОУ

Все больше предприятий и организаций стремятся перейти на электронные системы ведения документооборота. При правильной и качественной организации этих систем с работников ДОУ снимается довольно значительная часть нагрузки по регистрации, учету документов, ведению контроля исполнения документов и поручений, а также по формированию различных отчетов, касающихся делопроизводства.

Например, многие документы могут существовать только в электронном виде, а, следовательно, работа по их формированию в дела и сдаче в архив предприятия значительно упрощается. То же самое касается работы с пересылкой документации. Все чаще отдается предпочтение пересылке документов электронной почтой, что существенно снижает поток бумажной корреспонденции и ведет к тому, что зачастую незачем содержать в структуре ДОУ отдельный сектор экспедиционной работы, состоящий из нескольких сотрудников.

Автоматизируются также процессы контроля исполнения поручений, создания распорядительной документации, согласования и ознакомления с документами.

Все больше архивов оцифровывается и формируется в электронном виде – на электронных носителях или в хранилищах.

Однако далеко не все виды документов могут существовать только в электронном виде. Бумажные документы по-прежнему имеются на любом предприятии. Да и системы электронного документооборота (далее – ЭДО) без администрирования и регулярного контроля за движением документов в них существовать не смогут.

Поэтому зависимость здесь неявная и нелинейная. Чаще всего введение ЭДО снимает часть нагрузки с работников подразделений предприятий с децентрализованной и смешанной схемами делопроизводственного обслуживания. Происходит это за счет возможности автоматизации процессов создания, регистрации, согласования, утверждения документов и ознакомления исполнителей.

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов