– От Башни Смерти есть только два ключа. Один висит над троном короля.

– Проводите нас к трону!

– Кто же нас пустит в королевские покои?

– А второй ключ?

– Его не выпускает из рук наиглавнейший министр Абаж…

В. Губарев «Королевство кривых зеркал»

Ситуация, знакомая многим: ключей много, ответственных лиц и того больше, а в в офис не попадешь! А потом приезжает разгневанный руководитель, и вы стоите перед ним, как второгодники вспомогательной школы перед старцем Фура, мямлите что-то неубедительное и понимаете, что ответить вам совершенно нечего… А все почему? Да потому, что нет продуманной системы сдачи, хранения и выдачи ключей от помещений вашей организации. При всей кажущейся простоте вопроса организовать этот процесс бывает непросто.

И раз уж больше некому, давайте попробуем разобраться последовательно в основных принципах, на которых зиждется «ключная» политика компании, найдем болевые точки, разрубим гордиевы узлы, укрепим краеугольные камни и гордо посмотрим руководству в глаза, ибо не зря едим хлеб свой насущный!

Начнем с того, что все организации очень разные (по численности, профилю деятельности и т.д.). Рассмотрим наиболее общий вариант: промышленно-коммерческая организация, численностью в несколько сотен человек, имеющая в своем распоряжении офисные, бытовые, складские и производственные помещения (в т.ч. и повышенной опасности, и особо опасные помещения), располагающаяся в собственном здании, на огороженной и охраняемой территории и имеющая собственную службу безопасности (т.е. сотрудников охраны в количестве, достаточном для обеспечения круглосуточной охраны въезда на территорию, самой территории и помещений), причем некоторые помещения оборудованы охранной сигнализацией, обслуживаемой вневедомственной охраной или лицензированным частным охранным предприятием. Если ваша организация небольшая, состоящая из нескольких человек, сидящих в одном небольшом арендуемом офисе, то придется обойтись собственными силами и силами охраны, имеющейся в здании, где расположен ваш офис.

Цели, задачи, необходимое…

При разработке системы выдачи и хранения ключей обязательно нужно учесть:

1. Обеспечение беспрепятственного доступа в помещения организации представителей экстренных и аварийных служб в любое время суток.
2. Обеспечение доступа в помещения работников компании в рабочее и, при необходимости, во внеурочное время.
3. Обеспечение целостности и безопасности имущества организации.
4. Пресечение доступа в помещения нежелательных лиц.

Нам понадобятся:

• разноцветные маркеры или ручки;
• планы помещений;
• пустографный журнал (журнал регистрации, амбарная книга и т.д.);
• специальный ящик для хранения ключей (рис. 1), возможно, сейф (в зависимости от требований руководства или службы безопасности);

• ударные клейма[1] (желательны, но в реальной жизни применяются нечасто) или граверная машинка в комплекте с умелыми мужскими руками (этот вариант предпочтительнее);
• брелоки-бирки с окном для надписи (рис. 2);

• пеналы для хранения ключей (рис. 3);

• самоклеющиеся или иные пломбы, пригодные для опечатывания выбранных и приобретенных вами пеналов.

Разобьем процесс на отдельные этапы.

1. Сколько всего ключей и у кого они находятся?

Для этого нужно будет нарисовать или раздобыть у подходящих специалистов (отдела капитального строительства, отдела эксплуатации зданий, отдела связи, службы безопасности и т.д.) поэтажный план вашей организации с обозначением всех дверей, запирающихся на ключ, обозначением помещений, сдающихся под охрану и оборудованных сигнализацией. Также на изображении соответствующих помещений нужно подписать названия всех отделов и служб (желательно разноцветными маркерами) и написать количество ключей от каждой двери и ответственного за них.

Главная проблема на этом этапе – получить максимально достоверную информацию от работников и как следует подумать собственной головой. Например, будет нелишним поинтересоваться у начальника хозяйственного отдела, завхоза или слесаря, когда меняли ключи, на каких дверях, сколько было экземпляров и кому они были переданы, попросить показать журнал выдачи ключей ответственным сотрудникам (если он есть), в случае его отсутствия – записать как можно более полно всю полученную устную информацию. Следует помнить, что к каждому замку изначально бывает как минимум три «родных» ключа, а к современным замкам – и вовсе пять.

Пример заполненной схемы офисных помещений представлен на рис. 4:

Из схемы, представленной на рис. 4, становится очевидно, что ключевой фигурой в нашей организации и в прямом, и в переносном смысле является уборщица: желтый цвет присутствует во всех ячейках нашего плана, а от некоторых стратегически важных помещений так и вовсе ключ один и только у нее! Видите, сколько полезного можно узнать, визуализируя информацию? Оказывается, в «доме» главный вовсе не босс, и даже не служба безопасности, призванная бдить за всем и вся, а простая женщина в рабочем халате, наводящая чистоту и порядок.

После заполнения схем «со слов» не поленитесь и пройдите по всем помещениям, проверьте, все ли замки и ключи нанесены на схему, не появилось ли новых запирающихся дверей в неожиданных местах и т.д.

Л.А. Назарова,
начальник канцелярии

[1] Ударные клейма – это металлические приспособления для выбивания на предмете определенных символов (букв и цифр).