После согласования проектов номенклатур дел структурных подразделений с их руководителями секретарю следует составить проект сводной номенклатуры дел организации. В сводной номенклатуре должны быть:

• наименование организации;
• гриф утверждения (в правом верхнем углу);
• наименование должности руководителя службы ДОУ организации;
• виза руководителя архива (или ответственного лица);
• отметка о согласовании с ЭК (ЦЭК) (в левом нижнем углу).