Статья посвящена процессу регистрации документов.

Разберемся, для чего нужен процесс регистрации, чем отличается регистрационный номер от индекса, а также рассмотрим особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

Что такое регистрация

Регистрация, или учет документов – обязательный делопроизводственный процесс, который определяется как присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму[1].

Регистрации подлежат все документы организации, но только единожды. Даже если один и тот же документ приходит по нескольким каналам, он получает только один номер.

Например, входящее письмо сначала пришло по электронной почте, а потом его прислали обычной. Между этими событиями прошло несколько дней. Письмо регистрируется один раз, после поступления его скан-копии по электронной почте. Когда придет подлинник на бумажном носителе, он получит уже существующий номер и дату поступления скан-копии. Для порядка можно карандашом написать на бумажном письме дату поступления по почте, но она не играет никакой роли, если компания уже приняла письмо в виде скан-копии.

Присвоенный при регистрации номер уникален именно для этого вида документов. Среди всех входящих писем только одно может иметь номер 1, 145, 1044 и т.д. Параллельно существуют приказы с номерами 1, 45 и 1044, служебные записки и любые другие документы с такими номерами. Но не может быть двух входящих писем с номером 1044.

Цель регистрации – идентификация и быстрый поиск нужного документа. Исходящих писем в организации могут быть тысячи, исходящих в адрес одного контрагента – десятки, а исходящий номер 1234 – только один. Поэтому, когда мы называем документ или упоминаем его в тексте другого документа, мы обозначаем его вид, дату регистрации и номер, а не что-либо другое, например, приказ от 12.01.2023 № 24, входящее письмо от 16.01.2023 № 346 и т.д.

Регистрационный номер (индекс)

Регистрационный номер и регистрационный индекс – синонимы, но не одно и то же. Общее в том, что оба представляют собой уникальный код, по которому идентифицируется документ. Код, который присваивается в порядке валовой нумерации, – это номер (1, 2, 3, 4, 5 и т.д.). В индекс всегда входит номер и еще какая-либо зашифрованная информация о документе. Например, регистрационный индекс 1456/исх/24-23/II-ЮВ, где:

• 1456 – порядковый номер (обязательная часть регистрационного индекса документа);
• исх – указание на разновидность документа (исходящая корреспонденция);
• 24-23 – номер номенклатурного дела, в которое будет помещен исполненный документ;
• II-ЮВ – код подразделения организации, создавшего документ (например, дивизион II, филиал Юго-восток).

Присвоение в качестве кода регистрационного номера – оптимальный вариант регистрации. Индексы же присваивают своим документам крупные компании с разветвленной сетью структурных и обособленных подразделений, и зашифровывается в них информация, действительно необходимая для идентификации документа. Не нужно присваивать индексы «для солидности».

Например, номер дела по номенклатуре имеет смысл помещать в индекс только тогда, когда в подразделении серьезно относятся к оперативному хранению и действительно подшивают исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел. Тогда регистратор (секретарь или даже система электронного документооборота (далее – СЭД)) помогает коллегам, указывая индекс дела по номенклатуре. Но если номенклатура дел в компании есть, а в подразделениях о ней даже не слышали, то индекс дела по номенклатуре только усложнит код документа и для всех, кроме секретаря, будет пустыми цифрами, означающими неизвестно что.

Не нужно и громоздить нули перед порядковым номером: № 0000015 от № 15 не отличается ничем, а нули никакой информации не несут.