Закрытие делопроизводственного года – масштабный процесс, который нельзя провести за один день. Выполнять отдельные мероприятия по закрытию уходящего, а потом и прошедшего года придется всю зиму: и в декабре, и в январе, а для многих секретарей и в феврале. Расскажем про особенности работы с номенклатурой дел и журналами регистрации в конце года, объясним, как составить отчет об исполнении заданий по документам.

Закрываем год грамотно

Обязательные мероприятия по закрытию года укажем в Алгоритме. Подробно объясним, как их провести.

Декабрь

В декабре 2023 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2024 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.

Создаем проект номенклатуры дел на 2024 год 

В этом году во время уточнения номенклатуры дел придется провести выверку не только заголовков дел (это ежегодное мероприятие), но и сроков хранения в соответствии с Перечнем 2019[1]. При уточнении секретарь фактически работает сразу над двумя документами. Он уточняет номенклатуру дел 2023 года и одновременно готовит проект номенклатуры на 2024 год.

Уточнению номенклатуры дел предшествует сбор информации от структурных подразделений: секретарь не может знать, какие дела закрыты, а какие появились в отделах в течение года, эту информацию необходимо получить от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Дела, завершенные в 2023 году, остаются в номенклатуре дел 2023 года. Не нужно их вычеркивать, не нужно ставить отметку «закрыто». А вот из проекта номенклатуры дел на 2024 год эти дела следует исключить.