Известно, что номенклатура дел состоит из двух частей: основной части и итоговой записи.

Основная, рабочая часть – это таблица с перечнем всех дел организации, со сроками их хранения, с количеством, образовавшимся за год.

Вторая часть (о ней иногда забывают) – это итоговая запись. Ее заполняют в последнюю очередь, после того как будет заполнена третья графа номенклатуры дел. В итоговую запись вносят количество заведенных за год дел (как общее, так и по категориям). Предстоит отдельно суммировать количество дел:

• постоянного срока хранения;
• хранящихся более 10 лет;
• хранящихся менее 10 лет.

В каждой категории нужно указать количество:

• переходящих дел;
• дел с отметкой «ЭК».

Итоговую запись должен подписать работник, ответственный за архив организации.